Автоматизація збору даних про клієнтів значно спрощує роботу бізнесу. Використовуючи інтеграцію Google Forms та Zapier, ви можете автоматично створювати клієнтів у RemOnline без ручного введення інформації. У цій статті ми покроково розглянемо, як налаштувати Google-форму, зв’язати її з RemOnline через Zapier та передавати дані в CRM-систему швидко й безпомилково.

1. Перейдіть у Google Forms.

2. Створіть форму з кількома базовими питаннями, щоб зібрати інформацію для створення клієнта.

Оскільки через Zapier можна передавати інформацію лише у системні поля, нема потреби створювати форми на велику кількість питань.

Якщо у вас є користувацькі поля, які встановлені обов'язковими до заповнення, необхідно їх зробити необов'язковими, адже ви не зможете передати ці дані через Zapier, а отже клієнти не створюватимуться. Якщо у вас є системні поля, які встановлені обов'язковими до заповнення, тоді у вашу Google-форму обов'язково варто додати відповідне запитання.

Ось перелік даних, які потрібно зібрати:

Наступні дані є стандартними для клієнтських форм і можуть передаватись за допомогою цієї інтеграції, тому ми рекомендуємо їх також запитувати, особливо якщо вони встановлені обов'язковими у вашій формі клієнта:

💡 Поради

1. Зробіть заповнення цих полів обовʼязковим.

2. Рекомендуємо прописати в питаннях у Google-формі, або в описі до питання, в якому саме форматі необхідно ввести дані про номер телефону та email. Наприклад:

Зверніть увагу, що номер телефону необхідно ввести у міжнародному форматі з кодом країни, тобто ось у такому форматі: +380675676767.

Після створення форми, заповніть її, ввівши дані правильного формату, щоб легко зіставити ці дані з даними RemOnline при налаштуванні з’єднання.

Наступним етапом буде саме налаштування зʼєднання.

1. Перейдіть у Налаштування > Інтеграції > Zapier та натисніть Дізнатись як.

2. Увійдіть у свій акаунт Zapier.

3. Знайдіть з’єднання “Generate new RemOnline clients from new Google Forms responses” та натисніть Use this workflow.

Натисніть на блок Google Forms та заповніть поля наступним чином:

Натисніть Continue.

У полі Form оберіть створену вами Google-форму. Якщо вона була щойно створена і ще не зʼявилась в переліку, натисніть Refresh results.

Натисніть Continue.

Натисніть Test trigger.

Тут відображаються кілька записів вашої заповнених форм. Рекомендуємо обрати той запис, який ви самі створювали під час тестування форми на кроці 1.

Далі натисніть Continue with selected record.

Якщо у вас немає такого запису, можна редагувати той, що був створений автоматично.

Для цього натисніть на запис, а потім на Edit і внесіть необхідні зміни у потрібних вам полях (обовʼязково перевірте, щоб email та номер телефону були у правильному форматі).

Редагований запис зʼявиться у переліку. Оберіть його і натисніть Continue with selected record.

Для того, щоб передача даних відбувалась коректно, необхідно додати етап форматування введеного клієнтом імені з кирилиці у латиницю. Для цього:

1. Натисніть Add step між двома наявними кроками.

2. Оберіть інструмент Formatter.

3. У полі Action event оберіть Text.

4. У полі Transform оберіть Convert to ASCII, а в полі Input оберіть дані з іменем клієнта, натиснувши "/" або "+" справа у полі. Натисніть Continue.

5. Натисніть Test step, щоб перевірити роботу форматування.

6. Натисніть Continue.

7. Повторіть описані вище кроки по налаштуванні форматування для поля з прізвищем клієнта.

В результаті у вас зʼявиться два проміжних кроки форматування імені та прізвища клієнта.

Натисніть на блок RemOnline та заповніть необхідні поля:

Якщо ви ще не створювали зʼєднання між RemOnline та Zapier через API ключ, то:

1. Натисніть + Connect a new account.

2. У відкритому вікні вставте API ключ, який ви можете скопіювати в RemOnline на сторінці Налаштування > API.

3. Натисніть Yes, continue to Remonline та оберіть цей акаунт у полі.

Натисніть Continue.

Тут необхідно створити співвідношення між полями у вашій Google-формі та полями у картці клієнта в RemOnline.

Щоб це зробити натисніть на необхідне поле, потім символ “/” на клавіатурі та в переліку даних знайдіть те питання та відповідь з вашої форми, які відповідають полю.

Наприклад у полі Email необхідно обрати питання з відповіддю про email.

Важливо: для полів First name, Last name необхідно вибрати дані не з Google-форми, а вже відформатовані дані. Щоб це зробити:

1. У полі First name натисніть “/” або "+" справа у полі та оберіть дані Text in Formatter by Zapier.

2. Оберіть Output з форматованим іменем клієнта.

3. Повторіть описані вище кроки з полем Last name, і оберіть Output з відформатованим прізвищем клієнта.

☝️ Обов'язково заповніть поле “First name”, адже без нього клієнта створити неможливо.

Тут також є системні поля, які ви заповнюєте безпосередньо у системі RemOnline, наприклад знижки клієнта, позначка про конфліктність клієнта, позначка про те чи клієнт постачальник тощо. Тому ці поля можна залишити без заповнених даних.

Однак, якщо ви плануєте використовувати цю форму лише для постачальників, або в межах конкретної маркетингової кампанії (наприклад, на вашому сайті), то у потрібних вам полях можна встановити стандартні значення.

Наприклад, встановити опцію “Сайт” у полі “Marketing source” якщо посилання на цю форму є лише на вашому вебсайті.

Після заповнення потрібних вам полів, натисніть Continue.

Натисніть Test step, щоб протестувати роботу зʼєднання. Цей крок необовʼязковий, але ви зможете одразу перевірити, чи все працює правильно і чи клієнта буде створено у RemOnline.

Якщо все налаштовано вірно, то у RemOnline буде створено клієнта з вашими тестовими даними.

Якщо були пропущені якісь поля, або неправильно вказані дані (наприклад Email у неправильному форматі), у Zapier це відобразиться і ви зможете ще раз перевірити правильність усіх даних.

Після завершення налаштувань, натисніть Publish.

Готово! Ваше зʼєднання успішно створено! Відтепер, при кожній заповненій формі у RemOnline створюватиметься клієнт з відповідними даними.

Усі ваші створені зʼєднання ви можете його переглянути як на сторінці Налаштування > Інтеграції > Zapier у RemOnline, так і у вашому профілі в Zapier на сторінці Zaps.

Щоб редагувати зʼєднання, знайдіть його серед переліку ваших зʼєднань, відкрийте його та натисніть Edit zap.

Щоб вимкнути роботу зʼєднання, відкрийте його та натисніть на повзунок Turn Zap off.

Видалити зʼєднання можна на сторінці Zaps у вашому профілі Zapier. Для цього знайдіть потрібне зʼєднання, натисніть на опції та Delete.

🔎 Дізнайтеся більше про інші можливі з'єднання та як з ними працювати в цій статті.