Рады сообщить, что новый зарплатный модуль в RemOnline наконец вышел из статуса Beta. Мы провели большую работу над ошибками и добавили новые настройки, которых вам не хватало раньше. Однако в этой статье хотим сконцентрироваться не только на том, как было и как стало (хотя это тоже будет), а на том, как этим пользоваться.
Новая зарплата очень гибкая и имеет множество настроек, поэтому можно придумать и множество сценариев ее использования. Но мы поговорим о самых распространенных, которые дадут вам базовое понимание того, что вы можете делать с новым функционалом.
И все же начнем с краткого сравнения, как было и как стало.
Отчет по зарплате vs Новый зарплатный модуль
Предшественником нового модуля – Отчет по зарплате, который, по сути, является простым калькулятором, что считает зарплату в момент нажатия на кнопку "Применить". Однако на этом его возможности и заканчиваются. Он не дает понимания, выплачивали ли вы что-то сотруднику в этом месяце, сколько еще должны выплатить, были ли в заказе какие-то изменения, которые могли привести к ошибочным или не актуальным расчетам. Это действительно простой калькулятор.
В противоположность ему у вас есть новый зарплатный модуль. И здесь хотим акцентировать внимание на том, что это именно модуль, потому что он работает как отдельная система внутри RemOnline. Этот модуль позволяет:
Автоматически считать зарплату не в тот момент, когда вы сформировали отчет, а когда произошло событие, что является основанием для расчета (дата, добавление услуги или товара в заказ, изменение статуса и т.п.).
Реализовать разные формы оплаты труда для разных работников: только фиксированную (ставку), сдельную (бонусы), или смешанную (ставка + бонусы).
Начислять зарплату на балансы сотрудников и таким образом внедрить метод начисления, являющийся основой отчета P&L.
Настроить еще более гибкую систему мотивации, чем раньше.
Отслеживать изменения в расчетах зарплаты, чего нельзя было делать со старым отчетом.
Точно знать, сколько работник заработал с последней выплаты зарплаты и сколько вы можете выплатить в любой момент.
Теперь же давайте от общих тезисов перейдем к более конкретным сценариям использования. Но сначала вспомним терминологию зарплаты.
Терминология
Ставка – фиксированная часть зарплаты, рассчитывается автоматически в указанный день.
Бонус – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, рассчитывается автоматически по событиям.
Нестандартный бонус – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, настроенная в диалогах отдельных услуг/работ, товаров и их категорий, рассчитывается автоматически по событиям.
Премия – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, которая создается вручную с возможностью указать дату и причину премирования.
Штраф – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, которая создается вручную с возможностью указать дату и причину штрафа.
Расчет зарплаты – заработок на текущий момент за выбранный период, еще не начисленный на баланс сотрудника.
Начисление зарплаты – обязательство компании перед сотрудником за закрытый период, отраженное на его финансовом балансе.
Это основные термины, с которыми вы будете регулярно сталкиваться. Теперь же давайте перейдем к новым функциональным возможностям зарплаты.
Как настроить расчет фиксированной зарплаты сотрудников
Фиксированной считается зарплата, которая рассчитывается за количество отработанного времени независимо от количества выполненной работы. В RemOnline за это отвечает Ставка, которую можно настроить в профиле сотрудника на вкладке "Правила расчета зарплаты".
К примеру, для сотрудников, работающих стандартную 5-дневную рабочую неделю, вы можете установить месячную ставку. Для сотрудников, работающих посменно, можно настроить дневную или почасовую ставку.
Как пользоваться месячной ставкой
Зарплатный модуль тесно связан с Графиком работы. Но месячная ставка является исключением, потому что она может работать и без него. Вы просто указываете, когда система должна рассчитать ставку, и в выбранный день указанная сумма появляется в таблице на странице "Финансы > Расчет зарплаты".
Самой распространенной схемой выплаты месячной ставки есть аванс + основная зарплата. И вы легко можете реализовать эту схему в RemOnline, указав две даты расчета в настройках ставки. К примеру, менеджер получает 1 200 евро в месяц: аванс 500 евро 15-го числа и 700 евро в последний день месяца. Именно так можно настроить расчет ставки в системе.
Однако, если ваши сотрудники могут брать неоплачиваемые отпуска, больничные и другие выходные, График работы становится необходимым даже для месячной ставки.
Вы можете автоматически вычитать неоплачиваемые нерабочие дни, если они отмечены в графике. Для этого вам нужно настроить, как вычислять из месячной ставки больничные, отпуск и выходные: стоимость одного рабочего дня или фиксированную сумму. А затем RemOnline автоматически будет делать это за вас, если вы отметите нерабочие дни "за свой счет" на странице “Настройки > График работы”.
Как пользоваться дневной и почасовой ставкой
Для работников, у которых фиксированное количество рабочих часов в день, но переменный график, предлагаем вам настроить дневную ставку. Если у сотрудника не фиксированное количество рабочих часов, то лучше всего подойдет почасовая ставка. Оба типа могут рассчитываться каждый день или в последний день месяца.
Однако здесь использование Графика работы становится обязательным, ведь RemOnline считает количество рабочих часов и дней именно на его основании.
Также заметьте, что если для сотрудника настроена дневная или почасовая ставка, то в расчете за нерабочие дни мы добавляем дневную ставку или фиксированную сумму, если в Графике работы такой день не отмечен как "за свой счет".
Обратите внимание, что при необходимости вы можете миксовать типы ставки. Например, установить минимальную месячную ставку, а к ней добавить дневную ставку "за выход". Главное ограничение – одновременно может действовать одна месячная, одна дневная и одна почасовая ставка. Две ставки одного типа одновременно не будут работать, потому что одна просто заменит другую.
Как спланировать повышение ставки сотрудников
Очень распространена схема, когда новому сотруднику согласовывают одну сумму ставки на испытательный срок, а после его успешного завершения зарплату повышают. Или сотрудник инициирует пересмотр своей зарплаты и ему согласовывают повышение, но через 2 месяца. Такие случаи вы также можете заранее автоматизировать с RemOnline.
Как указано выше, две ставки одного типа не могут действовать одновременно. А вот создать ставку с будущей датой начала действия можно! Например, в декабре при приеме на работу вы устанавливаете сотруднику месячную ставку, 1 200 евро. После 3-месячного испытательного срока ставка сотрудника должна вырасти до 1 500 евро. Вы можете заранее создать вторую ставку с этой суммой, однако в дате начала действия указать март. Таким образом, у первой ставки появится дата конца действия, а в марте RemOnline автоматически начнет рассчитывать повышенную ставку, когда предыдущая станет зачеркнутой как неактивная.
Аналогично можно планировать повышение как дневной, так и почасовой ставок.
Когда нужно заполнять График работы
Как уже говорилось, для пользования дневной и почасовой ставкой, а также для корректного расчета нерабочих дней, необходимо пользоваться Графиком работы. Перед выходом нового зарплатного модуля из beta-статуса мы доработали взаимосвязь между расчетом зарплаты и графиком, так что теперь по большому счету вы можете заполнять его в любой момент. Давайте рассмотрим несколько сценариев.
Вы заполняете график на месяц вперед и считаете дневную ставку ежедневно. В таком случае в конце каждого дня сумма ставки будет попадать в расчет зарплаты на странице "Финансы > Расчет зарплаты" и на вкладке "Зарплата" в профиле сотрудника. По истечении месяца вы видите, что все ок, все данные актуальны, и начисляете зарплату на баланс сотрудника.
Зарплата за месяц еще не начислена на баланс сотрудника. Перед начислением вы видите, что сотрудник отработал больше или меньше дней, чем указано в графике. В таком случае вы можете просто отредактировать график, а RemOnline пересчитает ставку в соответствии с изменениями. Можно переходить к начислению.
Зарплата за ноябрь уже начислена, но после этого вы узнаете, что сотрудник отработал на 2 дня меньше, чем указано в графике. В этом случае вы опять же поначалу редактируете график. Но поскольку зарплата в этот месяц уже начислена и этот период считается закрытым, RemOnline создаст корректировку зарплаты в расчете за текущий период и отнимет эти два дня.
Как видите, График работы можно заполнить в любой момент, если мы говорим об этом в контексте зарплаты. Тем не менее, мы рекомендуем заполнять график заранее и держать всегда держать его актуальным, поскольку он также позволяет видеть нерабочие дни исполнителей в Планировщике заказов.
А пошаговую инструкцию по настройке ставки вы найдете здесь.
Как настроить расчет переменной части зарплаты сотрудников
Если кроме ставки или вообще вместо нее работник получает оплату за фактически проделанную работу, то вам нужны Бонусы. Вы можете использовать их в качестве мотивационной части зарплаты или построить расчет только на них, таким образом настроив для работников сдельную оплату труда.
Для автоматического расчета бонусов необходимо сначала создать правила на странице "Настройки > Сотрудники > Правила расчета зарплаты", а затем применить их к сотрудникам. Правила расчета строятся на следующих параметрах:
Событие, то есть за что вы платите: создание обращения, выполнение задачи, продажа товара, добавление услуги в заказ и т.д. Также обратите внимание, что появились новые события за возвраты.
Тип (только для заказов и обращений). К примеру, за платные заказы вы можете платить одну сумму, а за гарантийные – другую.
Срок выполнения: вовремя, просроченные и срочные. Например, за своевременно выполненный заказ сотрудник получает стандартное вознаграждение, за срочный заказ – повышенное, а за просроченный – штраф. Да, бонусы можно использовать и как автоматические штрафы, указав отрицательное значение.
Момент расчета. Если для ставки это дата, то для бонусов это может быть "Немедленно", то есть непосредственно в момент создания задачи, или статус(ы), то есть момент перехода заказа в указанные статусы. Например, если вы платите исполнителям за работу каждый день независимо от того, оплачен и закрыт ли уже заказ, вы можете выбрать опцию “Немедленно”. Если бонусы за заказ должны быть рассчитаны только после оплаты и закрытия заказа, вы можете выбрать статус закрытой группы.
Непосредственно значение бонуса – фиксированная сумма или процент. Более того, здесь можно построить мотивационную схему внутри правила с помощью условий. К примеру, если сумма заказа ⩾ 50 евро, то бонус будет 5%, если сумма заказа ⩾ 100 евро, то бонус 10%, а если сумма заказа ⩾ 200 евро, то бонус будет 20%.
Кроме этих основных параметров, есть еще дополнительные настройки в виде чекбоксов в зависимости от выбранного для правила события. Например, для правила "Менеджеру за товар в заказе" можно дополнительно настроить:
Отмену бонуса, если позиция или документ удален. Это означает, что если товар, по которому рассчитан бонус, или заказ, в который этот товар был добавлен, удалили до начисления на баланс сотрудника, то бонус также будет просто удалён. А если этот бонус уже начислен, то RemOnline создаст соответствующую корректировку в текущем периоде.
Не дублировать расчет по правилу – актуально для правил, в которых в качестве момента расчета вы указали несколько статусов. К примеру, вы выбрали 3 статуса. Если не включить эту настройку и заказ пройдет через каждый из этих статусов, то вы получите три бонуса в расчете зарплаты сотрудника. Если включить – бонус будет рассчитан один раз, когда заказ впервые перейдет в один из этих статусов.
Когда правила настроены, необходимо применить их к сотрудникам. Это можно сделать двумя способами:
через групповые действия на странице "Настройки > Сотрудники > Правила расчета зарплаты";
в профиле сотрудника на вкладке "Правила расчета зарплаты".
Что важно знать о бонусах:
Вы можете использовать одно правило для нескольких сотрудников. Если у вас есть работники с одинаковыми зарплатными условиями, вам не нужно настраивать отдельные правила для каждого из них.
Если вы редактируете или удаляете правило, которое применено к нескольким сотрудникам, изменения также будут применены ко всем сотрудникам.
В случае ошибки в правиле, вы можете удалить его, а вместе с ним и все еще не начисленные на балансы сотрудников бонусы. А если уже есть начисления, то при удалении можно вычислить их из текущего периода, то есть создать корректировку.
Если вы хотите, чтобы правило больше не применялось для конкретного сотрудника, необходимо убрать его в профиле сотрудника на вкладке “Правила расчета зарплаты”. Просто наведите на строчку с правилом и нажмите на иконку удаления.
Если вы будете удалять правило через диалог его настройки или со страницы "Настройки > Сотрудники > Правила расчета зарплаты", оно будет удалено полностью для всех работников, к которым применялось.
В правилах для исполнителей по добавлению работ, услуг и товаров к заказу или продаже можно включить применение нестандартных бонусов.
Подробная инструкция по настройке правил расчета бонусов находится здесь. А теперь давайте более подробно поговорим о нестандартных.
Как пользоваться нестандартными бонусами
Нестандартный бонус – это вознаграждение сотрудникам, настроенное непосредственно в диалоге работы, услуги, товара или их категории.
К примеру, для исполнителя настроено правило 5% от суммы за товар в заказе и включено применение нестандартных бонусов. При этом у вас есть товар, на который заканчивается гарантия поставщика, и нужно замотивировать работников побыстрее свести его остаток к нулю. В таком случае вы можете в диалоге этого товара настроить больший бонус, 10%. И когда исполнитель добавит в заказ именно этот товар, то получит за него нестандартный бонус, а за другие товары будет получать все те же 5%.
Поскольку нестандартные бонусы настраиваются в диалогах отдельных работ, услуг, товаров и их категорий, то должно быть место, где вы можете их отследить. Поэтому список всех нестандартных бонусов доступен на странице "Настройки > Сотрудники > Правила расчета зарплаты".
Это еще не все. Если вы хотите персонализировать нестандартные бонусы, например в зависимости от стажа или квалификации сотрудника, то можете сделать это с помощью коэффициентов. В профиле каждого сотрудника на вкладке "Правила расчета зарплаты" можно настроить коэффициенты, на которые будут умножены нестандартные бонусы.
Так для ученика можно установить коэффициент 0,5, для специалиста – 1, а для мастера – 1,5. То есть если сумма за товар в заказе составляет 50 евро и для него настроен нестандартный бонус 20%, то учащийся получит 50 х 0,2 х 0,5 = 5 евро, специалист получит 50 х 0,2 = 10 евро, а мастер – 50 х 0,2 х 1,5 = 15 евро.
Пошаговую инструкцию по настройке нестандартных бонусов вы найдете в этой статье.
На этом настройки расчета зарплаты заканчиваются. А это значит, что вам остается только контролировать расчет, по окончании месяца начислять зарплату на балансы сотрудников и выплачивать ее.
Где после настройки зарплаты смотреть ее расчет
Каждый раз, когда согласно настройкам срабатывает правило по расчету ставки или бонусов, рассчитанная сумма автоматически появляется на странице "Финансы > Расчет зарплаты", а также в профиле сотрудника на вкладке "Зарплата".
Здесь вы можете увидеть, когда была рассчитана ставка или бонус, какая ставка, за что именно рассчитан бонус – все подробности.
Также обратите внимание, что если раньше на странице "Финансы > Расчет зарплаты" можно было просматривать данные только за отдельный месяц, то теперь вы можете делать это за любой период. И отметим еще раз, что на этой странице отображается только не начисленная на балансы сотрудников зарплата.
Еще одно нововведение, касающееся расчета зарплаты, – возможность изменить ставку именно в расчете. К примеру, вы взяли сотрудника на работу 10 ноября и настроили две даты для расчета месячной ставки: 600 евро 15-го числа и 700 евро в последний день месяца. Далее согласно настройкам, 15 ноября для этого сотрудника появится расчет ставки за полмесяца, хотя отработал он всего 5 дней. Поэтому, чтобы ради таких случаев вам не нужно было по несколько раз менять настройки зарплаты, у вас теперь есть возможность просто разово изменить сумму ставки для начисления зарплаты именно в этом месяце.
А когда месяц закончился и вы убедились, что все рассчитано верно, можно переходить к начислению.
Как и зачем начислять зарплату на балансы сотрудников
Начисление – это зафиксированное обязательство компании перед сотрудником по выплате зарплаты, и провести такую операцию можно только по истечении месяца. Однако метод начисления от кассового отличается тем, что вы фиксируете операции не фактической датой выплаты зарплаты, а месяцем, когда у вас возникли обязательства перед сотрудником. Поэтому на балансе сотрудника он будет отражен последним днем месяца, указанным в начислении зарплаты.
Зачем это делать? Если кассовый метод позволяет понять, сколько денег у вас сейчас, то метод начислений позволяет также учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании. Поэтому когда в RemOnline появится отчет P&L, в котором будут учитываться именно начисления зарплаты, а не выплаты, то у вас будет более полное понимание ваших финансовых показателей.
Создать начисление за месяц можно на странице “Финансы > Начисление зарплаты” или на странице “Финансы > Расчет зарплаты” через групповые действия. Пошаговую инструкцию по начислению зарплаты вы найдете в этой статье.
Еще раз обращаем ваше внимание, что начисление зарплаты не равно выплате. Давайте теперь отдельно поговорим о выплатах.
Как выплачивать зарплату сотрудникам
Даже при том, что начислять зарплату можно раз в месяц за закрытый период, выплачивать ее можно один, два, три и более раз в месяц в зависимости от того, как принято в вашей компании.
В профиле сотрудника появилась новая вкладка "Зарплата" с виджетом, который отображает:
текущий баланс сотрудника,
расчетную сумму к начислению и/или уже произведенные начисления зарплаты,
расчетную сумму к выплате.
Последняя рассчитывается как разница между суммой к начислению и текущим балансом сотрудника и показывает, какую сумму вы можете выплатить сотруднику в текущий момент.
Давайте рассмотрим, как это работает на двух примерах: ваша компания платит зарплату сотрудникам раз в месяц и два раза в месяц.
Выплата зарплаты раз в месяц. Предположим, что до начисления зарплаты у сотрудника был нулевой баланс. Далее вы произвели начисление и этим зафиксировали обязательства компании перед сотрудником.
Дальше вам необходимо выделить средства и провести выплату зарплаты по соответствующей статье ДДС, чтобы баланс сотрудника снова стал нулевым, как и расчетная сумма к выплате.
Выплата зарплаты 2 раза в месяц. Допустим, на начало месяца текущий баланс сотрудника – 0. За 2 рабочих недели расчетная сумма к начислению составляет 400 евро. Соответственно, расчетная сумма к выплате 400 - 0 = 400. Эту сумму вы выплачиваете сотруднику в качестве аванса, после чего его баланс становится -400 евро (сотрудник должен вам), а расчетная сумма к выплате – 0.
К концу месяца вы видите, что расчетная сумма к начислению на текущий момент составляет уже 950. Вы проводите начисление зарплаты, после чего с учетом аванса баланс сотрудника изменяется на 550 евро (компания должна ему). А дальше, как и в первом примере – выделяете средства, проводите финальную выплату зарплаты и баланс сотрудника снова обнуляется.
Таким образом вы всегда можете в реальном времени видеть, сколько сотрудник успел заработать за текущий месяц, какой баланс сотрудника и сколько вы можете ему заплатить в любой момент.
Кроме того, на вкладке "Зарплата" вы можете создать премию или штраф сотруднику, которые в тот же момент отобразятся в таблице, а также попадут в таблицу на странице "Финансы > Расчет зарплаты".
Также не забывайте, что кроме начислений зарплаты, на баланс сотрудника влияют все заказы, продажи, оприходования и платежи, где сотрудник указан клиентом или поставщиком. Например, менеджер сервиса разбил стекло на телефоне и попросил отремонтировать в счет зарплаты. Вы указываете его клиентом в заказе, а потом закрываете заказ в счет долга. Или же сотрудник решил отдать свой телефон сервису на запчасти. Вы можете оприходовать эти запчасти, указав сотрудника поставщиком, и позже выплатить за них деньги вместе с зарплатой. Также, если сотрудник повредил товар со склада, вы можете продать бракованную позицию этому работнику.
Где сотрудник может увидеть собственную текущую и начисленную зарплату
Если вы хотите, чтобы сотрудник мог видеть свою зарплату (сумму к начислению, текущий баланс, предыдущие начисления и расчетную сумму к выплате), вы можете дать доступ к странице "Моя зарплата" в профиле пользователя.
То есть вам больше не нужно открывать Отчет по зарплате и тем более не нужно давать доступ к странице "Расчет зарплаты". Всю информацию сотрудник сможет увидеть кликнув на свой аватар и перейдя на страницу "Моя зарплата".
Как в расчете зарплаты учитываются налоги
Настроенные в RemOnline налоги на работы, услуги и товары учитываются в зарплате следующим образом:
если налог вложенный в стоимость позиции, мы считаем бонусы от суммы с налогом;
если налог наложенный, то есть прибавляется к цене, то мы считаем от суммы без налога.
Также обратите внимание, что мы не планируем добавлять в RemOnline механизм расчета налогов на оплату труда. При этом вы уже можете учитывать расходы по налогам кассовым методом, создав платеж из кассы с соответствующей статьей ДДС. А в будущем вы также сможете отражать их в P&L, отразив начисление налогов на зарплату в расходных статьях.
Как корректировать зарплату в случае ошибок
В этой статье мы уже точечно затрагивали эту тему и давайте еще раз проговорим. В этом вопросе мы прежде всего должны руководствоваться тем, начислена ли уже зарплата на балансы сотрудников или нет.
Если зарплата еще не начислена, то:
если произошли изменения в графике работы, RemOnline просто перечислит дневную и почасовую ставку, а также нерабочие дни в таблицах с расчетом зарплаты;
если необходимо изменить именно сумму любой ставки, вы можете сделать это вручную, просто кликнув на сумму ставки;
если вы удаляете неправильное правило расчета бонусов, можете вместе с ним удалить и все не начисленные бонусы;
если бонус рассчитан за заказ, товар, услугу и т.д., но после этого изменились именно финансовые данные документа/позиции, RemOnline пересчитает бонус.
Если зарплата уже начислена на балансы сотрудников, то закрытый период должен оставаться именно в том виде, в котором он был начислен. Все корректировки будут происходить в текущем периоде.
Также обратите внимание, что в связи с ограничением на редактирование закрытых заказов, если вы повторно открываете заказ, зарплата за который уже была начислена, меняете в нем финансовые данные и снова закрываете, все перерасчеты также будут зафиксированы в текущем периоде! Так что если вы хотите избежать таких ситуаций, то рекомендуем проверять заказы на любые ошибки в статусах из группы "Готовые", а закрытые статусы использовать именно как финальные, можно даже сказать архивные.
Планы по развитию зарплатного модуля
Конечно, мы планируем и дальше улучшать возможности зарплаты в RemOnline. Так что в планах развития уже есть:
Возможность отслеживать применение и изменение правил расчета зарплаты в Журнале событий.
Возможность настроить автоматическое начисление зарплаты на балансы сотрудников в выбранный день.
Экспорт расчета заработной платы.
Возможность начислять зарплату не только за месяц, но и за выбранный период.
А 1 февраля 2024 года мы перестанем поддерживать работу старого Отчета по зарплате.
На этом все. Мы понимаем, что настройка зарплаты требует времени и усилий. Поэтому если у вас возникли какие-либо вопросы или пожелания по этому модулю, пожалуйста, обращайтесь в Службу поддержки RemOnline через чат, а также воспользуйтесь инструкциями Базы знаний. Мы стараемся держать их актуальными и полезными.