Корректировка баланса дает возможность отредактировать актуальный баланс клиента, поставщика или сотрудника без проведения финансовой транзакции в кассе. Соответственно такие корректировки не отображаются как платежи в кассах и не влияют на показатели в финансовых отчетах и Дашборде руководителя.
Корректировка баланса может понадобиться в нескольких случаях:
в результате округления на балансе клиента появилась задолженность в размере 3, 5, 10;
вы вели взаиморасчеты с клиентом, поставщиком или сотрудником с помощью отдельной кассы, в результате чего в диалоговом окне клиента отображается некорректная сумма на балансе.
В RemOnline есть 3 способа корректировки баланса.
Важно: возможность проводить корректировку регулируется отдельным правом в настройках роли сотрудника.
Корректировка баланса вручную
Этот способ универсальный и подходит для корректировки баланса клиента независимо от причины.
выровнять баланс в ноль после округлений платежей;
“простить” долг клиенту без проведения платежа в кассе;
указать актуальный баланс поставщика или сотрудника, если вы не вели взаиморасчеты с помощью касс.
Шаг 1. Перейдите в диалоговое окно клиента на вкладку “Баланс” и нажмите кнопку “+ Корректировка”.
Шаг 2. В открывшемся окне укажите сумму корректировки в одноименном поле и выберите необходимый переключатель “Мы должны” или “Нам должны”.
Если “Клиент должен нам”, то для выравнивания баланса необходимо установить переключатель “Мы должны” и написать ту сумму, которую нам должен клиент.
Если “Мы должны клиенту”, то для выравнивания баланса установите переключатель “Нам должны” и напишите сумму, которую ваша компания должна клиенту.
После этого в строке “Новое значение баланса” сумма должна измениться на 0 (ноль).
Шаг 3. Обязательно напишите “Комментарий” и нажмите кнопку “Сохранить”.
Готово! Созданная корректировка отображается в таблице со всеми транзакциями, которые повлияли на текущий баланс клиента.
Массовая корректировка баланса с помощью Экспорта/Импорта клиентов
Этот способ подойдет в том случае, если после обновления Финансов в RemOnline у вас появилось очень много задолженность по всем клиентам и вы хотите “за раз” сделать им нулевой баланс.
Для этого выполните следующие шаги:
Шаг 1. Нажмите кнопку “Экспорт” на странице “Клиенты”. После чего на ваш ПК загрузится Excel-файл.
Шаг 2. Откройте загруженный файл и внесите изменения в колонке “Баланс”.
Если вы в расчете с клиентом — укажите 0 (ноль) в этой колонке. Если клиент должен вам — укажите сумму долга со знаком + (плюс). Если вы должны клиенту (поставщику) — укажите сумму долга со знаком - (минус).
Важно: в колонке “ID клиента” находится уникальный идентификатор клиента, который нельзя редактировать. Если вы измените значение в этой колонке, то RemOnline не сможет распознать такого клиента при импорте и создаст дубль клиента.
Шаг 3. Загрузите обновленный файл в систему с помощью кнопки “Импорт”.
Напоминаем, что в одном файле может быть не более 5 000 строк.
Когда вы указываете баланс клиента таким способом, в диалоговом окне клиента на вкладке “Баланс” автоматически создается корректировка баланса с комментарием “Корректировка баланса при импорте”.
Корректировка баланса с помощью виртуальной кассы
Этот способ подойдет тем пользователям, которые уже вели взаиморасчеты с поставщиками, клиентами или сотрудниками с помощью отдельных касс.
Например, у вас уже есть касса, которая отображает текущий баланс с клиентом или поставщиком. Если в кассе значение с минусом — значит вы должны клиенту, а если в кассе значение с плюсом — клиент должен вам.
Обратите внимание, если вы использовали кассы для взаиморасчетов с сотрудниками, тогда там будет обратное значение. То есть, если в кассе сотрудника значение с минусом — значит сотрудник должен вам, а если значение с плюсом — мы должны сотруднику.
Шаг 1. Перейдите в диалоговое окно клиента на вкладку “Балансы” и нажмите кнопку “+ Корректировка баланса”.
Шаг 2. В открывшемся окне выберите ту кассу, в которой вели взаиморасчеты с этим клиентом.
После этого “Сумма корректировки” заполнится автоматически, а ниже вы увидите новое значение баланса, которое соответствует сумме выбранной кассы.
Например:
если в выбранной кассе было -50000, значит вы должны этому клиенту. Соответственно новое значение баланса станет -50000;
если в выбранной кассе было 50000, значит клиент должен нам. Соответственно баланс клиента станет 50000;
Обратите внимание, что для клиента, который является сотрудником все работает наоборот. Если в кассе сотрудника было 20000, значит мы должны сотруднику 20000, то есть значение баланса станет -20000.
Важно: после корректировки баланса выбранная касса станет виртуальной! Это означает, что все платежи в этой кассе станут виртуальными и не будут отображаться в финансовой отчетности. Также для виртуальных касс нельзя фискализировать платежи.
Шаг 3. Обязательно напишите “Комментарий” и нажмите кнопку “Сохранить”.
Готово! Корректировка баланса за счет существующей кассы прошла успешно. Эта касса автоматически стала виртуальной и теперь ее можно удалить на странице “Финансы > Платежи”.
Обратите внимание, что для удаления кассы у нее должен быть нулевой баланс. То есть предварительно необходимо сделать приход или расход в кассе, чтобы обнулить баланс кассы.
Как удалить корректировку баланса?
Для удаления корректировки баланса выполните несколько простых шагов.
Шаг 1. Откройте диалоговое окно клиента и перейдите на вкладку “Балансы”.
Шаг 2. Дважды кликните на необходимую корректировку в таблице.
Шаг 3. Нажмите на кнопку удаления и подтвердите действие.
Готово! Корректировка удалена и баланс клиента автоматически изменился согласно проведенной операции.
