Em quase todos os sectores de atividade, o cliente tem direito a uma garantia sobre o trabalho realizado, as peças instaladas ou os produtos vendidos.
Os clientes podem solicitar uma garantia por diferentes razões: produtos ou peças sobresselentes defeituosos (ou seja, culpa do fornecedor), serviço mal-executado (culpa do técnico) ou outras razões. Em qualquer caso, se fornecer uma garantia, deve substituir o produto ou voltar a prestar o serviço gratuitamente.
Predefinição da conta para trabalhar com Ordens de Serviço de Garantia
1. Utilizar um tipo de ordem de serviço diferente para casos de garantia.
Uma ordem de serviço de garantia é uma nova ordem de serviço, o que significa que não é necessário editar ou efetuar alterações a uma ordem de serviço antiga fechada.
Isto é importante por várias razões:
É possível manter um registo das ordens de serviço de garantia e acompanhar a sua percentagem do número total de ordens de serviço.
Não haverá confusão no cálculo dos salários dos funcionários.
Não é lógico, uma vez que já fechou essa ordem de serviço e recebeu o pagamento do cliente. Se reabrir a ordem de serviço e a editar (por exemplo, reduzir o preço), o sistema oferecer-se-á automaticamente para reembolsar o cliente quando a fechar novamente. Mas não devolve nada - refaz o trabalho ou a alterar o produto gratuitamente.
Se a sua conta não tiver este tipo de ordem de serviço, pode criá-la você mesmo. Leia mais sobre como adicionar tipos de ordens de serviço neste artigo.
2. Definir um preço zero.
Uma vez que normalmente não aceitamos dinheiro do cliente para reparações em garantia, todos os serviços e peças devem ser adicionados a preço zero. Para os serviços, basta editar o preço para 0, e para os itens de stock, podemos usar o preço “Zero”.
Leia mais sobre como criar e utilizar um preço zero neste artigo.
3. Configurações do cálculo da folha de pagamento para Ordens de serviço em garantia.
Ao criar ou utilizar tipos de ordens de serviço de garantia, existem vários cenários para calcular os salários dos funcionários. Algumas empresas reduzem o pagamento aos técnicos para este tipo de ordens de serviço, outras não pagam nada e outras ainda pretendem que o custo da peça seja deduzido do salário se a avaria for da responsabilidade do funcionário.
Para implementar vários cenários, é possível criar diferentes tipos de ordens de serviço e definir diferentes regras de Cálculo da Folha de Pagamento para diferentes tipos de ordens de serviço.
Por exemplo, existem três tipos de ordens de serviço: Garantia (culpa do funcionário), Garantia (percentagem reduzida) e Garantia (cálculo zero).
O usuário deve configurar a seguinte regra de cálculo para garantir que o funcionário receba uma percentagem ou um montante menor pelo trabalho na ordem de serviço de garantia do que na ordem original.
Selecionar a regra “Para especialista para o trabalho ou serviço em ordem” e especificar o tipo de ordem de serviço “Garantia (culpa do funcionário)” e um método de cálculo de %. A seguir, especificar o cálculo do Lucro e um valor de lucro negativo (por exemplo, -100000). O valor do bónus deve ser de 100%. Além disso, selecione "Adicionar o valor dos produtos baixados a 0".
Como resultado, quando um funcionário adiciona um serviço e um item de preço zero a uma ordem de serviço, o cálculo do salário do funcionário terá um menos no valor igual ao custo da peça.
Importante: utilizar este método de cálculo apenas se a ordem de serviço contiver um serviço com custo zero e o serviço não tiver preço de custo.
Se não quiser que os seus funcionários recebam qualquer recompensa ou tenham um desconto na folha de pagamento pelo trabalho em garantia, configure a seguinte regra de cálculo.
Selecionar a regra “Para especialista para o trabalho ou serviço em ordem” e, em seguida, especificar o tipo de ordem de serviço “Garantia (cálculo zero)” e um método de cálculo. A seguir, especifique um cálculo a partir da Soma ou do Lucro e defina um valor de comissão.
Como resultado, quando um funcionário executa um trabalho numa ordem de serviço normal, receberá a comissão padrão. Se o funcionário executar trabalho numa ordem de serviço de garantia, recebe uma comissão reduzida. Note-se que uma comissão reduzida não será exibida no separador Salário do perfil do funcionário ou no cálculo em Finanças > Cálculo das folhas de pagamento.
Processamento de Ordens de Serviço em Garantia
1. Localizar a ordem de serviço fechada a que o cliente se refere para garantia.
É possível procurar a ordem de serviço pelo número de série do ativo, número de telefone do cliente, número da ordem de serviço ou código de barras. Saiba mais sobre a pesquisa de Ordens de serviço neste artigo.
2. Clique no botão Ações e selecione Continuar em nova ordem de serviço.
Será aberta uma nova janela de criação de ordem com as informações do cliente e dos ativos já preenchidas. Só é necessário editar o tipo de ordem de trabalho e as informações noutros campos para concluir a criação da ordem de serviço.
Em seguida, o utilizador trabalha com a ordem de serviço de garantia conforme os seus processos.
Como resultado, quando trabalhar com ordens de serviço de garantia como um tipo diferente, obterá:
um cálculo correto da folha de pagamento;
a capacidade de efetuar cálculos diferentes para os funcionários, consoante o tipo de garantia;
analisar as ordens de serviço de garantia com relatórios de ordens de serviço ou com o relatório Insights empresariais (quantas foram, que funcionários são mais frequentemente chamados para a garantia e quanto perde com isso, compreender as razões: culpa do técnico, do fornecedor ou outra).