As correções de saldo destinam-se a ajudá-lo a editar os saldos com os seus clientes, fornecedores e funcionários atualizadamente, sem realmente fazer transações financeiras através das caixas de dinheiro. Por conseguinte, as correções de saldo não serão apresentadas como pagamentos de caixa de dinheiro, não afetam a contabilidade financeira e os relatórios do painel.
A correção de saldo é normalmente necessária nos seguintes casos:
quando existe um saldo pendente devido a arredondamento
quando se costumava fazer liquidações de pagamento com um cliente ou fornecedor utilizando uma caixa de dinheiro, o que levou a um saldo incorreto apresentado no perfil do cliente.
Existem três formas de correção de saldo no RemOnline.
Nota: A capacidade de fazer correções de saldo é autorizada por uma permissão de acesso de utilizador baseada numa função específica.
Correção manual de saldos
Este modo único de correção de saldo pode ser utilizado em qualquer ocasião:
Para levar um saldo a zero após o arredondamento
Para liquidar uma dívida com um cliente sem efetuar nenhum transações na caixa de dinheiro
Para definir o saldo atual com um fornecedor ou funcionário quando não foram registados pagamentos na caixa de dinheiro até ao momento.
Etapa 1. A partir do perfil do cliente, ir ao Guia “Saldos” e premir “+ Correção de saldo”.
Etapa 2. Obtenha uma janela de diálogo para introduzir o montante do ajustamento no campo “Montante do ajustamento” e, em seguida, faça uma seleção entre “Pagável” e “Recetível”.
Quando o cliente lhe deve, selecione “Pagável” e introduza o montante devido pelo cliente para o saldo ser zero.
Quando deve ao cliente, selecione “Recetível” e introduza o montante que deve ao cliente para o saldo ser zero.
Como resultado, o montante na caixa “Novo valor de saldo” será alterado para zero.
Etapa 3. Não se esqueça de colocar um comentário relevante e prima “Salvar”.
Está feito! Uma correção de saldo recém-criada foi registada com sucesso e é agora exibida juntamente com o resto das transações relacionadas.
Correção de saldo em massa através da exportação/importação de clientes
Utilize este método se, após atualizar as suas Finanças no RemOnline, tiver muitas dívidas em todos os clientes e pretender zerar o saldo de todos eles em massa.
Faça o seguinte:
Passo 1. Clique em Exportação na página Clientes para descarregar um arquivo Excel para o seu PC.
Passo 2. Abra o arquivo descarregado e faça alterações na coluna Saldo.
Se não houver dívidas com o cliente, introduza 0 (zero) nesta coluna. Se o cliente tiver uma dívida para consigo, introduza o montante da dívida com um sinal + (mais). Se estiver em dívida para com o cliente (fornecedor), introduza o montante da dívida com o sinal - (menos).
Importante: A coluna ID do cliente contém o identificador único do cliente, que não pode ser editado. Se alterar o valor desta coluna, o RemOnline não conseguirá reconhecer esse cliente durante a importação e criará um duplicado.
Passo 3. Carregue o arquivo atualizado no sistema utilizando o botão Importar.
Lembre-se: um arquivo não deve conter mais de 5000 linhas.
Quando especifica o saldo de um cliente desta forma, é criada automaticamente uma correção de saldo no perfil do cliente no Guia Saldo com o comentário Importar correção de saldo.
Correção de saldos por caixas de dinheiro virtuais
Utilize este método para ajustar os saldos com clientes, fornecedores e funcionários se tiver caixas de dinheiro separadas para manter um registo de pagamentos mútuos e liquidações.
Por exemplo, já tem uma caixa de dinheiro que mostra um saldo atual com um fornecedor ou cliente. Se este for negativo, significa que está em dívida para com o cliente. E vice-versa.
Atenção, se utilizou as caixas de dinheiro para pagamentos mútuos com funcionários, haverá o valor oposto. Ou seja, se o valor na caixa de dinheiro do funcionário for negativo, significa que o funcionário lhe deve, e se o valor for positivo, você deve ao funcionário.
Etapa 1. A partir do perfil do fornecedor, vá ao separador “Saldos” e prima “+ Correção.
Etapa 2. Obtenha uma janela de diálogo e selecione uma caixa de dinheiro correspondente utilizada para liquidações de pagamentos.
O valor “Montante de ajuste” será automaticamente preenchido, em linha com a atualização de um novo valor de saldo conforme os montantes da caixa de dinheiro relacionados.
Por exemplo:
No caso de uma determinada caixa de dinheiro ter -5.000€, deve ao cliente. Por conseguinte, um novo valor de saldo será definido para -5 000 €.
No caso de uma determinada caixa de dinheiro ter 5.000 €, o cliente deve-lhe a si. Por conseguinte, um novo valor de saldo será definido para 5.000.
Note-se que para um cliente que é funcionário, funciona ao contrário. Se o funcionário tinha 2.000 € na caixa de dinheiro, então deve-lhe 2.000 €, ou seja, o saldo da caixa passará a ser -2.000 €.
Nota: Ao corrigir o saldo, uma caixa de dinheiro relacionada torna-se virtual, o que significa que todas as suas transações também se tornam virtuais e não se aplicam aos relatórios financeiros.
Etapa três. Não se esqueça de colocar um comentário relevante e prima “Salvar”.
Feito! Ajustou o saldo com sucesso usando uma caixa de dinheiro virtual. A própria caixa de dinheiro torna-se virtual e pode ser eliminada na página Finanças > Pagamentos.
Note-se que, para eliminar uma caixa de dinheiro, o saldo deve ser zero. Ou seja, tem de fazer primeiro uma entrada ou uma despesa na caixa de dinheiro para poder zerar o seu saldo.
Como eliminar as correções de saldo?
Pode sempre dar um passo atrás e eliminar as correções de saldo. Siga estes passos para remover uma correção de saldo do sistema:
Etapa 1. No perfil do cliente, ir para o Guia “Saldos”.
Etapa 2. Faça duplo clique para selecionar uma correção de saldo que precisa de remover.
Etapa três. Prima o botão Eliminar e confirme a sua ação.
Muito bem feito! A correção de saldo selecionada foi removida com sucesso e o saldo do cliente foi atualizado em conformidade.