Automatizar a recolha de dados dos contactos simplifica muito o trabalho da sua empresa. Utilizando a integração entre o Google Forms e o Zapier, pode criar automaticamente contactos no RemOnline sem introdução manual de dados. Neste artigo, veremos passo a passo como configurar um Formulário Google, ligá-lo ao RemOnline através do Zapier e transferir dados para o seu sistema CRM de forma rápida e precisa.

1. Aceda ao Google Forms.

2. Crie um formulário com algumas perguntas básicas para recolher informações para criar um contacto.

Uma vez que o Zapier só permite transferir informações para campos do sistema, não é necessário criar formulários com muitas perguntas.
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Se tiver campos personalizados que sejam obrigatórios, terá de os tornar não obrigatórios, uma vez que não poderá transferir estes dados através do Zapier e, por conseguinte, não serão criados contactos. Se tiver algum campo do sistema que seja obrigatório, deve definitivamente adicionar uma pergunta correspondente ao seu formulário do Google.
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Segue-se uma lista dos dados que precisa de recolher:

Os seguintes dados são padrão para formulários de contactos e podem ser transferidos através desta integração, pelo que recomendamos que os solicite também, especialmente se estiverem definidos como obrigatórios no seu formulário de contacto:

💡 Dicas

1. Tornar estes campos obrigatórios.

2. Recomendamos que nas perguntas do formulário Google, ou na descrição da pergunta, especifique em que formato os dados do número de telefone e do e-mail devem ser introduzidos. Por exemplo:

Tenha em atenção que o número de telefone deve ser introduzido no formato internacional com o código do país, ou seja, no seguinte formato: +440675676767.

Uma vez criado o formulário, preencha-o com os dados corretamente formatados para ser fácil fazer a correspondência entre estes dados e os dados da RemOnline ao estabelecer a ligação.

O próximo passo é estabelecer a ligação.

1. Vá a Configurações > Integrações > Zapier e clique em Saiba como.

2. Inicie sessão na sua conta Zapier.

3. Encontre a ligação “Generate new RemOnline clients from new Google Forms responses” e clique em Use this workflow.

Clique no bloco Google Forms e preencha os campos da seguinte forma:

Clique em Continue.

No campo Form, selecione o formulário do Google que criou. Se acabou de o criar e este não aparece na lista, clique em Refresh results.

Clique em Continue.

Clique em Test trigger.

Aqui são apresentados vários registos do seu formulário preenchido. Recomendamos que selecione o registo que criou ao testar o formulário na etapa 1.

Em seguida, clique em Continue with selected record.

Se não tiver esse registo, pode editar o que foi criado automaticamente.

Para tal, clique no registo e, em seguida, em Edit e faça as alterações necessárias nos campos necessários (certifique-se de que o e-mail e o número de telefone estão no formato correto).

O registo editado aparece na lista. Selecione-o e clique em Continue with selected record.

Clique no bloco RemOnline e preencha os campos necessários:

Se ainda não tiver criado uma ligação entre o RemOnline e o Zapier utilizando uma chave de API, então:

1. Clique em + Connect a new account.

2. Na janela que se abre, cole a chave API, que pode copiar para o RemOnline na página Configurações > API.

3. Clique em Yes, continue no Remonline e selecione esta conta no campo.

Clique em Continue.

Aqui, tem de mapear os campos do seu formulário Google para os campos do cartão do contacto no RemOnline.

Para tal, clique no campo pretendido e, em seguida, prima o símbolo “/” no teclado ou “+” no campo e encontre a pergunta e a resposta do seu formulário que correspondem ao campo na lista de dados.

Por exemplo, no campo Email, selecione a pergunta com a resposta sobre o email.

☝️ Não se esqueça de preencher o campo First name, pois sem ele não é possível criar um contacto.

Existem também aqui campos de sistema que são preenchidos diretamente no sistema RemOnline, como descontos de contactos, caixa de verificação de Conflitos, caixa de verificação de Fornecedores, etc. Por isso, estes campos podem ser deixados sem qualquer dado.

No entanto, se planear utilizar este formulário apenas para fornecedores ou como parte de uma campanha de marketing específica (por exemplo, no seu website), pode definir valores padrão nos campos necessários.

Por exemplo, selecione a opção “Website” no campo “Fonte de marketing” se a ligação a este formulário só estiver disponível no seu website.

Depois de preencher os campos necessários, clique em Continue.

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Clique em Test step para testar a ligação. Este passo é opcional, mas poderá verificar imediatamente se tudo está a funcionar corretamente e se o contacto será criado no RemOnline.

Se tudo estiver corretamente configurado, será criado um contacto com os seus dados de teste no RemOnline.

Se faltar algum campo ou se os dados estiverem incorrectos (por exemplo, o e-mail no formato errado), o Zapier mostra-o e pode verificar novamente se todos os dados estão corretos.

Quando tiver terminado as configurações, clique em Publish.

Já está feito! A sua ligação foi criada com sucesso! A partir de agora, sempre que preencher um formulário no RemOnline, será criado um contacto com os dados correspondentes.

🔎 Saiba mais sobre outros fluxos de trabalho possíveis e como trabalhar com eles neste artigo.