Automatyzacja gromadzenia danych klientów znacznie upraszcza pracę Twojej firmy. Korzystając z integracji Google Forms i Zapier, możesz automatycznie tworzyć klientów w RemOnline bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W tym artykule przyjrzymy się krok po kroku, jak skonfigurować Formularz Google, połączyć go z RemOnline za pomocą Zapier i szybko i dokładnie przemieścić dane do systemu CRM.
Krok 1. Utwórz formularz Google
1. Przejdź do Formularzy Google.
2. Utwórz formularz z kilkoma podstawowymi pytaniami, aby zebrać informacje potrzebne do utworzenia klienta.
Ponieważ Zapier umożliwia jedynie przemieścić informacje do pól systemowych, nie trzeba tworzyć formularzy z wieloma pytaniami.
Jeśli posiadasz pola niestandardowe, które są wymagane, musisz uczynić je nieobowiązkowymi, ponieważ nie będziesz w stanie przemieścić tych danych przez Zapier, a zatem żaden klient nie zostanie utworzony. Jeśli masz jakieś pola systemowe, które są wymagane, zdecydowanie powinieneś dodać odpowiednie pytanie do swojego formularza Google.
Oto lista danych, które należy zebrać:
Imię - te dane są wymagane, ponieważ niemożliwe jest utworzenie klienta bez imienia w RemOnline.
Poniższe dane są standardowe dla formularzy klientów i mogą zostać przemieszczane przez tę integrację, więc zalecamy poproszenie o nie również, zwłaszcza jeśli są ustawione jako wymagane w formularzu klienta:
Nazwisko;
Adres;
Numer telefonu - w poprawnym formacie z numerem kierunkowym kraju;
E-mail - w poprawnym formacie, ponieważ niemożliwe jest utworzenie klienta z nieprawidłowym adresem e-mail w RemOnline;
💡 Wskazówki
1. Te pola powinny być obowiązkowe.
2. Zalecamy, aby w pytaniach w formularzu Google lub w opisie do pytania określić, w jakim formacie należy wprowadzić numer telefonu i adres e-mail. Na przykład:
Należy pamiętać, że numer telefonu musi być wprowadzony w formacie międzynarodowym z numerem kierunkowym kraju, tj. w następującym formacie: +440675676767.
Po utworzeniu formularza wypełnij go poprawnie sformatowanymi danymi, aby łatwo było dopasować te dane do danych RemOnline podczas konfigurowania połączenia.
Następnym krokiem jest skonfigurowanie połączenia.
Krok 2. Utwórz przepływ pracy między formularzem Google a RemOnline za pomocą Zapier
1. Przejdź do Ustawienia > Integracje > Zapier i kliknij Dowiedz się jak.
2. Zaloguj się na swoje konto Zapier.
3. Znajdź połączenie „Generate new RemOnline clients from new Google Forms responses” i kliknij Use this workflow.
Konfigurowanie połączenia z Formularzem Google
Etap "Setup"
Kliknij blok Formularze Google i wypełnij pola w następujący sposób:
App - Google Forms;
Trigger event - New form response (Nowa odpowiedź formularza);
Account - dodaj konto Google, na którym utworzyłeś formularz dla nowych klientów.
Kliknij przycisk Continue.
Etap "Configure"
W polu Form wybierz utworzony formularz Google. Jeśli właśnie go utworzyłeś i nie pojawia się on na liście, kliknij Refresh results.
Kliknij Continue.
Etap "Test"
Kliknij przycisk Test trigger.
Zostanie wyświetlonych kilka rekordów wypełnionego formularza. Zalecamy wybranie rekordu utworzonego podczas testowania formularza w kroku 1.
Następnie kliknij Continue with selected record.
Jeśli nie masz takiego rekordu, możesz edytować ten, który został utworzony automatycznie.
Aby to zrobić, kliknij rekord, a następnie Edit i wprowadź niezbędne zmiany w polach, których potrzebujesz (upewnij się, że adres e-mail i numer telefonu są we właściwym formacie).
Edytowany rekord pojawi się na liście. Wybierz go i kliknij Continue with selected record.
Konfigurowanie połączenia RemOnline
Etap "Setup"
Kliknij blok RemOnline i wypełnij wymagane pola:
W polu App określ RemOnline.
W polu Action event wybierz opcję Create client.
W polu Account wybierz swoje konto RemOnline, jeśli utworzyłeś już połączenie ze swojego profilu Zapier.
Jeśli nie utworzyłeś jeszcze połączenia między RemOnline i Zapier przy użyciu klucza API, to:
1. Kliknij + Connect a new account.
2. W otwartym oknie wklej klucz API, który możesz skopiować do RemOnline na stronie Ustawienia > API.
3. Kliknij Yes, Continue to Remonline i wybierz to konto w polu.
Kliknij Continue.
Etap "Configure"
W tym miejscu należy zmapować pola w formularzu Google z polami na karcie klienta w RemOnline.
Aby to zrobić, kliknij wymagane pole, a następnie naciśnij symbol „/” na klawiaturze lub „+” w polu i znajdź pytanie i odpowiedź z formularza, które odpowiadają polu na liście danych.
Na przykład w polu E-mail wybierz pytanie z odpowiedzią dotyczącą poczty e-mail.
☝️ Pamiętaj, aby wypełnić pole First name, ponieważ bez niego nie można utworzyć klienta.
Znajdują się tu również pola systemowe, które wypełnia się bezpośrednio w systemie RemOnline, takie jak rabaty dla klientów, pole wyboru konfliktu, pole wyboru dostawcy itp. Dlatego pola te można pozostawić bez żadnych danych.
Jeśli jednak planujesz używać tego formularza tylko dla dostawców lub jako część konkretnej kampanii marketingowej (na przykład na swojej stronie internetowej), możesz ustawić standardowe wartości w potrzebnych polach.
Na przykład wybierz opcję „Strona internetowa” w polu „Źródło marketingowe”, jeśli link do tego formularza jest dostępny tylko na Twojej stronie internetowej.
Po wypełnieniu wymaganych pól kliknij przycisk Continue.
Etap "Test"
Kliknij Test step, aby przetestować połączenie. Ten krok jest opcjonalny, ale będziesz mógł natychmiast sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie i czy klient zostanie utworzony w RemOnline.
Jeśli wszystko jest skonfigurowane poprawnie, klient z danymi testowymi zostanie utworzony w RemOnline.
Jeśli brakuje jakichkolwiek pól lub dane są niepoprawne (np. Email w złym formacie), Zapier wyświetli je i będziesz mógł dwukrotnie sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne.
Po zakończeniu wprowadzania ustawień kliknij Publish.
Gotowe! Połączenie zostało pomyślnie utworzone! Od teraz za każdym razem, gdy wypełnisz formularz w RemOnline, zostanie utworzony klient z odpowiednimi danymi.
🔎 Więcej informacji na temat innych możliwych przepływów pracy i sposobu pracy z nimi można znaleźć w tym artykule.