QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité pour petites entreprises qui facilite la gestion des livres, des dépenses, des factures, etc.

L'intégration avec QuickBooks permet aux utilisateurs de RemOnline de :

1. Accédez à la page Paramètres > Intégrations, recherchez Quickbooks et cliquez sur Configurer.

2. Cochez Intégration activée.
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Si nécessaire, cochez la case « Créer de nouveaux clients dans QuickBooks ». RemOnline vérifie par e-mail s'il existe un client dans Quickbooks. Si un tel client existe déjà, seule une facture sera créée. S'il n'y a pas de client avec cet e-mail, un nouveau client sera automatiquement créé dans Quickbooks avec la facture.
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Veuillez noter que si la case « Créer de nouveaux clients dans QuickBooks » n'est pas cochée et que le client de la commande/facture n'est pas dans Quickbooks, cette commande/facture ne sera pas envoyée à Quickbooks.

Pour que les documents soient automatiquement envoyés au compte QuickBooks, vous devez sélectionner le statut d'envoi automatique à QuickBooks Online.

Actuellement, vous pouvez configurer l'envoi automatique des factures et des commandes.
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Vous pouvez configurer l'envoi automatique par statut ci-dessous. Pour ce faire, sélectionnez un statut de facture/commande. Ainsi, chaque facture ou commande que vous ferez passer au statut spécifié sera automatiquement envoyée à Quickbooks.

Vous pouvez également activer l'envoi manuel des factures/commandes. Pour ce faire, cochez la case « Autoriser l'envoi manuel ». Ainsi, un bouton « Envoyer à Quickbooks » apparaîtra sur chaque facture/commande dans RemOnline pour l'envoi manuel.
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Dans la colonne « Code taxe dans Quickbooks Online », saisissez le mot Taxe.

Dans la colonne « Code taxe dans RemOnline », sélectionnez la taxe correspondante dans le système RemOnline. Nous vous rappelons que vous pouvez ajouter et ajuster les taxes sur la page Paramètres > Finances.

Dans la colonne « Code taxe dans Quickbooks Online », saisissez le code de la taxe dans le système Quickbooks. Le code fiscal se trouve dans votre profil personnel, à la page Taxes.

Dans la colonne « Code fiscal dans RemOnline », sélectionnez la taxe correspondante dans le système RemOnline. Nous vous rappelons que vous pouvez ajouter et ajuster les taxes à la page Paramètres > Finances.

Si vous utilisez plusieurs taxes, cliquez sur le bouton + Ajouter une taxe et ajustez la correspondance.

6. Cliquez sur Enregistrer. Félicitations, la configuration est terminée et vous pouvez maintenant passer à l'étape suivante : l'autorisation.

Les produits et services sont recherchés par nom, car le nom est un identifiant unique.
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Si tous les services et produits ont déjà été créés dans Quickbooks, nous vous recommandons de les exporter et de les importer dans RemOnline.

Notez que vous importez les produits et les services à partir des pages My company > Products et My company > Services.

Si vous n'avez pas créé de produits et de services dans Quickbooks, ils seront automatiquement créés dans Quickbooks lorsque vous transférerez les factures de RemOnline.

Sinon, une erreur se produira lors du transfert de nouveaux produits à partir d'une facture/commande et la facture ne sera pas envoyée à Quickbooks.

Si, pour une raison quelconque, vous n'avez pas un tel compte de revenus dans votre liste, vous pouvez toujours en créer un dans la section Chart of accounts.

Plus tard, vous pourrez toujours trouver ce produit ou service dans Quickbooks et modifier le cIncome account.

QuickBooks dispose d'un système de numérotation par défaut, dans lequel chaque facture créée ou transférée, quel que soit son type (facture de commande ou facture simple), est numérotée de manière séquentielle, en commençant par 1001.

Par exemple, si vous envoyez une facture de commande puis une facture à QuickBooks, elles seront numérotées respectivement 1001 et 1002.
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Malheureusement, il n'y a pas de paramètres permettant de transférer des documents de RemOnline vers QuickBooks en conservant leur numérotation. Cependant, vous pouvez modifier les paramètres dans QuickBooks afin de pouvoir modifier vous-même les numéros de facture.

Pour pouvoir modifier le numéro de facture sur chaque document transféré :

1. Allez dans Settings > Account and Settings.

2. Ouvrez la section Sales.

3. Activez Custom transaction numbers et cliquez sur Done pour enregistrer le paramètre ci-dessous.

Désormais, chaque nouveau document transféré de RemOnline vers QuickBooks n'aura pas de numéro, mais vous pourrez le modifier pour qu'il corresponde au numéro de commande/facture dans RemOnline.

Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la facture, de modifier le champ Invoice No et d'enregistrer la facture.

1. Accédez à votre profil utilisateur sous Informations personnelles et cliquez sur le bouton Activer à côté de Quickbooks.

2. Connectez-vous à votre compte Quickbooks.
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Si vous avez plusieurs entreprises dans Quickbooks, sélectionnez celle qui vous intéresse. Vous ne pouvez vous connecter qu'à une seule entreprise Quickbooks à la fois. Vous pourrez toujours vous déconnecter d'une entreprise et vous connecter à une autre pour envoyer une facture.

Vous verrez ensuite que Quickbooks est connecté avec succès.
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Important : Si vous souhaitez que vos employés puissent également utiliser l'intégration et envoyer des factures à Quickbooks, chaque employé doit être connecté à son compte.

Selon les options que vous sélectionnez dans la fenêtre Paramètres d'intégration, les factures ou les commandes de RemOnline sont envoyées automatiquement ou manuellement à Quickbooks.

Vous pouvez voir ces factures sur la page Sales > Invoices.

Les informations suivantes sont transférées de RemOnline aux factures QuickBooks :

En outre, si le client est créé dans QuickBooks selon vos paramètres, le numéro de téléphone sera également transféré au profil client dans QuickBooks.

Si une facture Quickbooks a déjà été envoyée, un avertissement s'affichera lorsque vous tenterez de la renvoyer manuellement ou automatiquement depuis RemOnline.

Cliquez sur Mettre à jour pour supprimer les données de la facture précédente et les remplacer par les nouvelles données. Cliquez sur Créer une nouvelle pour conserver les informations de la facture précédente et créer une nouvelle facture (avec un nouveau numéro) dans Quickbooks.