Cómo crear órdenes de trabajo en la página de órdenes de trabajo

Paso 1. Vaya a Órdenes de trabajo y haga clic en + Orden.

Cuando se crea una orden de trabajo, se le asigna un identificador único (código QR o código de barras) que puede utilizar para una búsqueda rápida. El código QR y el código de barras pueden mostrarse en plantillas de documentos impresos al añadir las variables {QR Code} y {Barcode}. Puede escanear un código QR con la aplicación móvil RemOnline Work Orders y un código de barras con un escáner en la versión web. En ambos casos, se abrirá inmediatamente una orden de trabajo.

Paso 2. Complete los detalles necesarios en el perfil de la orden de trabajo.

Tipo de orden de trabajo. Utilice este campo para configurar y aplicar diferentes formularios de órdenes de trabajo.

Por ejemplo, puede agregar el campo Precio estimado solo para las Órdenes de trabajo pagadas sin tener este campo para las Órdenes de trabajo de garantía. Lea aquí para obtener más información sobre los formularios de órdenes de trabajo y la configuración disponible. Los diferentes tipos de órdenes de trabajo también pueden afectar el modo de cálculo de la nómina de los empleados. Por ejemplo, puede tener una recompensa basada en un porcentaje para las reparaciones periódicas y una tarifa personalizada para las reparaciones en garantía. Lea aquí para obtener más información sobre el cálculo de la nómina y la configuración disponible.

Cada perfil de orden de trabajo tiene un tipo de orden de trabajo predeterminado, basado en la anterior que ingresó al sistema. Puede tener diferentes tipos de órdenes de trabajo predeterminados seleccionados para cada una de sus ubicaciones (si tiene más de una). Lea aquí para obtener más información sobre los perfiles de ubicación y la configuración disponible. También puede tener las siguientes opciones para la selección automática:

Recordar la última (para comenzar con un tipo de orden de trabajo predeterminado basado en la selección anterior) y No especificado (para hacer una selección manualmente para cada perfil de orden de trabajo).

Cree flujos de trabajo automatizados configurando y aplicando diferentes estados iniciales de órdenes de trabajo según el tipo de orden de trabajo, combinados con sus propias reglas de transferencia de estado y secuencias de estado únicas.

Importante: los activos pueden tener diferentes nombres (vehículo, dispositivo, electrodoméstico, herramienta, zapatos, ropa) según el tipo de negocio que elija al crear su cuenta.

Detalles completos sobre Activos (dispositivo, electrónica de consumo, vehículo o cualquier otra pertenencia de sus clientes), cada uno adjunto automáticamente a un perfil de Cliente correspondiente. Cada uno de sus Activos tiene un perfil que proporciona acceso directo a una lista correspondiente de Órdenes de Trabajo relevantes.

Aquí también puede encontrar varios campos del sistema disponibles de forma predeterminada en el formulario de activos. Lea aquí para obtener más información sobre los activos y el editor de formularios, la configuración relacionada y la personalización de la pantalla.

Entrada de activos. Complete un campo obligatorio de Número de serie / IMEI / VIN, haga clic en el ícono + para crear un nuevo perfil de activo. O siga rellenando los campos y el activo se creará automáticamente después de crear la orden.

Tenga en cuenta que si, por alguna razón, el activo no tiene un número de serie o no se puede identificar, puede generar un número de serie único en RemOnline; simplemente haga clic en Generar.

Puede personalizar una plantilla de número de serie para activos en la página Ajustes > Almacenes. Lea más en este artículo.

Grupo-Marca-Modelo-Modificación. Este campo maestro funciona junto con un directorio de activos de varios niveles.

Por ejemplo, cuando selecciona Smartphones como un "Grupo" (primera capa), solo se mostrarán las entradas relevantes a continuación. A continuación, cuando seleccione Apple como "Marca" (segunda capa), la lista de entradas relevantes se reducirá aún más. Eventualmente, cuando selecciona el iPhone X como "Modelo" (tercera capa), la lista se limitará a unas pocas entradas que pueden seleccionarse como "Modificación" (cuarta capa).

Importante: Si el activo ya tiene un cliente asociado, la tarjeta del cliente se insertará en la orden de trabajo automáticamente.

Lo puedes hacer al revés. Especifique primero el cliente y, si dicho cliente ya ha creado activos, podrá seleccionar uno en el campo Número de serie/IMEI/VIN.

Tenga en cuenta que al completar una orden de trabajo de esta manera, puede ocurrir el error Números de serie duplicados. Por ejemplo, el propietario del activo ha cambiado, o el activo pertenece a un cliente y otro cliente lo trajo. Obtenga más información sobre cómo evitar el error en este artículo.

Si ha activado VIN LookUp e IMEI LookUp, el sistema rellenará automáticamente los campos Grupo, Marca, Modelo, Modificación, etc. El número de campos rellenados depende de los Ajustes y capacidades de cada integración.

Importante: la VIN Lookup integración está disponible a partir del plan Startup.

En el bloque Cliente, puede especificar o buscar un cliente. Puede buscar un cliente por nombre, número de teléfono o número de tarjeta de descuento.

Haga clic en + Crear cliente o en un ícono + para crear un nuevo perfil de Cliente y colocarlo automáticamente en un perfil de Orden de trabajo.

Para los perfiles ya existentes en su base de clientes, simplemente haga una selección de la lista para aplicarla automáticamente a una orden de trabajo determinada.

Nota: Asegúrese de tener activado el siguiente permiso de acceso de usuario: Puede ver los clientes. Esto ayudará a mantener limpia su base de clientes y evitar posibles duplicados.

Para clientes potenciales ya existentes en el sistema (coincidencia de mayúsculas y minúsculas en el número de teléfono), se le sugerirá automáticamente que fusione la orden de trabajo con este cliente potencial. Eventualmente, el estado de un Cliente potencial correspondiente cambiará automáticamente a Orden de trabajo exitosa. Si ha creado varios estados de clientes potenciales con la acción "Crear orden", puede elegir a qué estado transferir el cliente potencial.

Nota: un cliente potencial solo se puede fusionar antes de que se complete la entrada de la orden de trabajo (es decir, esto no se puede hacer después).

En el campo Pagador, puede seleccionar un pagador de la orden de trabajo.

Si deja este campo en blanco, el cliente especificado anteriormente seguirá siendo pagador.

Si selecciona otra persona como pagador, el importe de la orden de trabajo se registrará en el saldo del pagador. A partir de este momento, el importe de la orden de trabajo para el cliente será igual a 0 (cero). Esto se refleja en el Widget de Estado de la Orden de Trabajo.

Nota: el campo del sistema Pagador debe añadirse al formulario de orden de trabajo para cada tipo de orden de trabajo individualmente en la página Ajustes > Editor de formularios > Órdenes. Esta función está disponible a partir del plan de suscripción Business.

Campaña publicitaria. Complete este campo de Orden de trabajo utilizando la campaña publicitaria o el canal de marketing correspondiente. En el caso de negocios repetidos (es decir, cuando un cliente tiene varias Órdenes de trabajo que pueden tener diferentes campañas publicitarias), el comienzo del viaje de marketing se registrará en un campo de Cliente separado (Cómo nos encontró el cliente). Con la ayuda de esta información, puede saber qué anuncios funcionan mejor.

Lea aquí para obtener más información sobre las campañas publicitarias y la configuración disponible en la página Ajustes > Marketing.

Notas del gerente. Este campo del sistema es perfecto para agregar información crucial a una orden de trabajo dada.

Precio estimado. Este campo del sistema se usa para ingresar una estimación de costos que eventualmente se puede colocar en las plantillas de documentos de impresión.

Nota: El campo no es un anticipo en sí mismo.

Urgente. Cuando está habilitada, esta casilla de verificación del sistema hace que una orden de trabajo determinada aparezca con la insignia roja como "Urgente", en línea con la actualización de una entrada correspondiente en la tabla de órdenes de trabajo con un icono de fuego resaltado.

Fecha de vencimiento. Este campo del sistema representa las fechas límite. Se puede ajustar una duración predeterminada en la página Ajustes > Editor de formularios > Órdenes de trabajo o directamente en el perfil de la Orden de trabajo (para que funcione correctamente, debe tener habilitado el siguiente permiso de acceso de usuario: Puede editar los campos “Información de orden”).

Al vencimiento, una orden de trabajo determinada aparecerá con el distintivo Vencido, en línea con la actualización de una entrada correspondiente en la tabla de órdenes de trabajo. Esto, además, reemplaza el ícono de la esfera del reloj pálido con un ícono a todo color y hace que un indicador de tiempo restante en la columna Fecha de vencimiento se reemplace con el que muestra un tiempo vencido.

La entrada de órdenes de trabajo se puede adaptar adicionalmente a su flujo de trabajo agregando tantos campos personalizados como sea necesario. Lea aquí para obtener más información sobre los formularios de órdenes de trabajo y la configuración disponible.

Vaya a Ajustes > Directorios personalizados para crear nuevos directorios personalizados, realizar ediciones o enmiendas para el sistema y campos personalizados en el formulario de Orden de trabajo.

Pago por adelantado. Este campo es para los pagos realizados al crear la orden de trabajo. Una vez que se ingresa el valor, deberá seleccionar una caja de efectivo correspondiente para ese pago. Los pagos por adelantado se muestran en el menú de la pestaña Pagos.

Nota: El campo Pago por adelantado solo se puede editar durante la creación de la orden de trabajo (es decir, no se puede cambiar después).

Gerente. Este campo del sistema representa un empleado asignado a cargo de una orden de trabajo determinada que eventualmente se puede colocar en plantillas de documentos impresos, notificaciones de órdenes de trabajo y cálculo de nómina.

Especialista asignado. Este campo representa un especialista asignado responsable de una orden de trabajo determinada que eventualmente se puede colocar enplantillas de documentos impresos, notificaciones de órdenes de trabajo y cálculo de nómina.

Paso 3. Configure la opción de impresión automática de documentos en la entrada de la orden de trabajo.

Haga clic en el botón de Impresora, luego seleccione un documento para imprimir.

Completaremos automáticamente una plantilla de documento correspondiente, según los datos de la orden de trabajo. Lea aquí para obtener más información sobre las variables de plantilla de documento y las personalizaciones disponibles.

Paso 4. Al crear una orden de trabajo, puede añadir bienes y servicios en la pestaña

Servicios y productos para realizar un cálculo previo o aprobar una orden de trabajo antes de crearla. Si desea añadir servicios y piezas más tarde, por ejemplo, después del diagnóstico, puede hacerlo después de crear una orden de trabajo. Encontrará más información sobre cómo añadir servicios y productos a una orden de trabajo en esta guía.

Además, al crear una orden, puede crear inmediatamente una tarea, añadir una foto, un archivo o un comentario al fuente de eventos. Obtenga más información sobre la fuente de eventos de las órdenes de trabajo en este artículo.

Paso 5. Guarda los cambios.

Haga clic en Crear para guardar una entrada de Orden de trabajo y mostrarla en la Tabla de órdenes de trabajo en línea con cerrar el perfil de la orden de trabajo. Haga clic en Crear y abrir para guardar una entrada de la orden de trabajo y continuar trabajando con la misma orden de trabajo.

Nota: Al hacer clic en Cerrar, sus datos se perderán.

Para varios activos que pertenezcan al mismo cliente, puede hacer clic en Crear y tomar otro. Guardaremos su órden de trabajo actual y abriremos una nueva con los detalles correspondientes del cliente, el tipo de órden de trabajo y el pagador ya rellenados.

¡Hecho! Se ha ingresado con éxito una nueva orden de trabajo en el sistema.

Consejo profesional: use el programador de órdenes de trabajo para colocar las próximas órdenes de trabajo en el sistema con mucha anticipación.

Puede obtener más información sobre otras formas de crear una orden en este artículo.