Viele Unternehmen nutzen Geschenkgutscheine als Zahlungssystem – ein Kunde kann einen Geschenkgutschein für einen bestimmten Geldbetrag kaufen, und ein anderer Kunde kann diesen Gutschein für Einkäufe verwenden.
So fügen Sie Geschenkgutscheine zu RO App hinzu
1. Veröffentlichen Sie Gutscheine als Produkte auf der Seite Bestand > Veröffentlichung. Sie können Ihr Unternehmen als Lieferanten angeben. Erstellen Sie individuelle Produktprofile für verschiedene Gutscheinbeträge. Erstellen Sie beispielsweise drei Produktprofile: Gutschein 50, Gutschein 100 und Gutschein 200.
Hinweis: Seriennummern für diese Produkte, damit Sie für jeden Gutschein eine eindeutige Seriennummer erstellen können, um dessen Verlauf einzusehen und seine Echtheit zu überprüfen.
Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn die Zertifikate Ihres Unternehmens ablaufen können, deren Ablaufdaten im Produktprofil im Feld „Garantie gegenüber dem Kunden“ angeben müssen.
Der Kaufpreis des Zertifikats beträgt 0 (null) und der Verkaufspreis des Zertifikats entspricht seinem Nennwert.
2. Drucken Sie anschließend die Zertifikate aus. Sie können dies direkt aus dem Beitrag heraus tun – klicken Sie auf „Drucken“ und wählen Sie „Etiketten drucken“.
Drucken Sie die Etiketten aus und kleben Sie sie auf die Zertifikate oder laden Sie die Datei als PDF herunter und senden Sie sie an eine Druckerei.
Bitte beachten Sie, dass die Etikettenvorlage die Variable {Barcode} enthalten muss, da sie die eindeutige Seriennummer als Barcode anzeigt.
So verkaufen Sie einen Geschenkgutschein
1. Erstellen Sie auf der Seite Verkäufe einen Verkauf an einen Kunden und fügen Sie ein Gutscheinprodukt mit dem gewünschten Nennwert zum Verkaufspreis hinzu.
Diese Produkte sind serialisiert, sodass Sie die Seriennummer vom physischen Zertifikat scannen können, um das Produkt hinzuzufügen, das Sie verkaufen möchten.
2. Schließen Sie den Verkauf ab und nehmen Sie die Zahlung für das Zertifikat entgegen.
So verwenden Sie Geschenkgutscheine
Wenn ein Kunde einen Geschenkgutschein gegen Ihre Produkte oder Dienstleistungen einlösen möchte, können Sie wie folgt vorgehen:
1. Vergewissern Sie sich zunächst, dass der Gutschein echt und gültig ist. Scannen Sie die Seriennummer auf den Seiten „Verkauf“ oder „Bestand“. Daraufhin werden Ihnen der Verkauf dieses Gutscheins und das Verkaufsdatum angezeigt, sodass Sie erkennen können, ob der Gutschein gültig ist.
Wenn der Gutschein echt und gültig ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
2. Schreiben Sie den Betrag des Zertifikats dem Guthaben des Kunden gut. Navigieren Sie zum Profil des Kunden (der mit dem Zertifikat bezahlen möchte), öffnen Sie die Registerkarte „Guthaben“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Anpassung“. Legen Sie anschließend den Wert auf „Zahlbar“ fest und geben Sie den Betrag in Höhe des Nennwerts des Zertifikats an. Schließen Sie die Erstellung der Guthabenanpassung ab.
3. Betrachten wir zunächst den Fall, dass der Betrag des Verkaufs oder des Arbeitsauftrags kleiner oder gleich dem Nennwert des Zertifikats ist. Fügen Sie die vom Kunden gewünschten Produkte und Dienstleistungen hinzu und schließen Sie den Verkauf ab. Wählen Sie als Zahlungsmethode „Auf Rechnung“. Bei Bedarf können Sie den Verkauf mit der Zertifikatsnummer kommentieren.
Das war's! Sie haben mit diesem Kunden abgerechnet, der Verkauf enthält Informationen zum Zertifikat und auf der Finanzbuchhaltungsseite wurde alles korrekt erledigt. Wenn der Betrag des Verkaufs oder Auftrags unter dem Nennwert des Zertifikats liegt, wird dem Kunden die Differenz auf seinem Saldo gutgeschrieben. In diesem Fall können Sie entscheiden, ob Sie diesen Betrag als Rabatt für die nächsten Verkäufe und Arbeitsaufträge belassen oder eine Saldenanpassung im Kundenprofil vornehmen möchten, sodass der Saldo den Status „Sie sind ausgeglichen“ anzeigt.
Betrachten wir nun die Option, wenn der Betrag des Verkaufs oder des Arbeitsauftrags den Nennwert des Zertifikats übersteigt. In diesem Fall verwenden Sie die Arbeitsauftrags-Funktion, da Sie damit Zahlungen vor dem Abschluss von Arbeitsaufträgen erstellen können.
Die ersten beiden Schritte sind identisch (Überprüfen des Zertifikats und Gutschreiben des Zertifikatsbetrags auf das Guthaben des Kunden).
Fügen Sie anschließend Produkte und Dienstleistungen hinzu, deren Gesamtbetrag den Wert des Gutscheins übersteigt. Aktualisieren Sie den Arbeitsauftrag mit einem Status aus der Gruppe „Erledigt“.
Öffnen Sie nun die Registerkarte „Zahlungen und Rechnungen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorauszahlung“. Im Profil des Kunden sehen Sie, wie viel er Ihnen schuldet, und dies ist der Betrag, den Sie in der Zahlung angeben sollten. Dies ist der Betrag, der den Gutschein enthält, da wir den Betrag des Gutscheins bereits dem Guthaben des Kunden gutgeschrieben haben.
Fertig! Somit haben wir vom Kunden eine zusätzliche Zahlung in Höhe der Differenz zwischen dem Betrag des Zertifikats und dem Betrag des Arbeitsauftrags erhalten. Damit sind wir mit dem Kunden quitt.
Schließen Sie nun den Arbeitsauftrag „Aufgrund des Saldos“, da Sie diesen Kunden bereits bezahlt haben.