Щоб почати працювати в хмарному сервісі RemOnline та автоматизувати багато робочих процесів, необхідно виконати кілька простих кроків у налаштуванні облікового запису. Рекомендуємо користуватися режимом навчання, щоб швидко дізнаватись важливу інформацію на кожній сторінці.
Крок 1. Внесіть інформацію про вашу компанію та завантажте логотип.
Ці дані будуть автоматично підставлятися у вже підготовлені шаблони документів.
Перейдіть на сторінку “Налаштування > Загальні” та заповніть поля у розділі “Реквізити компанії”, також тут можна відразу завантажити логотип.
Крок 2. Додайте користувачів та налаштуйте права доступу.
RemOnline підходить як для самостійної, так і для колективної роботи, тому, якщо у вас є співробітники, то ви зможете:
контролювати їхню роботу;
призначати їм ролі (менеджер, інженер, майстер, касир тощо) з відповідними правами доступу;
налаштувати автоматичний розрахунок ставок та бонусів, а також робити нарахування та виплату зарплати;
складати графік роботи;
бачити їхні дії у стрічці подій замовлення, Журналі подій, тощо.
Щоб додати співробітника, перейдіть на сторінку "Налаштування > Співробітники". Тут ви побачите 3 розділи: Співробітники, Ролі та Правила розрахунку зарплати.
У налаштуваннях ролей можна визначити, які дії та розділи доступні співробітнику в RemOnline. Зверніть увагу, що налаштування застосовуються до всіх співробітників ролі, а не до якоїсь конкретної людини. Вам доступне редагування, видалення та створення нових ролей за потреби.
Докладніше про список прав та можливостей співробітника за посиланням.
В розділі “Правила розрахунку зарплати” можна налаштувати автоматичний розрахунок бонусів співробітникам за певні дії в системі. Наприклад, за створення замовлень/продажів/звернень, за виконання робот або встановлення запчастин, за продаж товарів та послуг, за виконання завдань тощо.
Докладніше про налаштування зарплати співробітникам за посиланням.
Для створення нового співробітника натисніть кнопку “+ Співробітник”, заповніть потрібну інформацію, налаштуйте доступ та натисніть кнопку “Зберегти”, або надішліть йому запрошення на пошту.
Важливо: після оплати передплати потрібно попередньо додати співробітника в тарифний план на сторінці “Налаштування > Передплата”.
Крок 3. Встановіть мобільний додаток “RemOnline Boss”, щоб контролювати ключові показники вашої компанії та посилити безпеку облікового запису. А для співробітників можна встановити мобільний додаток "RemOnline", щоб вони могли працювати із замовленнями прямо з телефону.
Крок 4. Налаштуйте статуси замовлень.
Коли до вас надходить нове замовлення, воно проходить через кілька етапів до моменту розрахунків з клієнтом. Коли ви визначаєте послідовність статусів та час для переходу від одного до іншого, то створюєте життєвий цикл замовлення.
У RemOnline існує 7 незалежних груп статусів: "Нові", "На виконанні", "Відкладені", "Готові", "Доставка", "Закриті успішно" та "Закриті неуспішно" (два останні відносяться до однієї групи "Закриті").
Завдяки такому поділу, як логічному, так і візуальному, ви можете легко контролювати виконання робіт у замовленнях і автоматизувати ряд дій.
Після створення замовлення йому автоматично надається статус "Новий". Усі наступні зміни статусів виконуються вручну. Також є можливість встановити будь-який інший початковий статус для кожного типу замовлення.
Щоб редагувати, створювати або видаляти статус, перейдіть на сторінку “Налаштування > Статуси > Замовлення”. Докладніше про роботу статусів за посиланням.
Крок 5. Налаштуйте форму замовлення.
У RemOnline є можливість гнучкого налаштування форми замовлення для різних типів заявок.
Щоб змінити форму замовлення, перейдіть на сторінку “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”. Тут ви можете створити нові типи замовлень, для кожного з них налаштувати свою форму з потрібними полями та задати свій початковий статус замовлення. Детальніше про можливості Редактора форм можна дізнатися за посиланням.
Крок 6. Налаштуйте шаблони друкованих документів.
RemOnline вміє генерувати та друкувати документи за заданим шаблоном прямо із замовлень та продажів, а також друкувати їх автоматично.
На сторінці “Налаштування > Шаблони документів” ви побачите базові шаблони, поділені на групи:
Замовлення – можна роздрукувати з конкретного замовлення або загальної сторінки "Замовлення" (акт виконаних робіт, приймальна квитанція, гарантійний талон).
Список замовлень – друкуються лише із загальної сторінки “Замовлення” (наприклад, маршрутний лист для кур'єра).
Рахунки — виставляються на сторінці “Фінанси > Рахунки” та роздруковуються як із неї, так і з окремого документа.
Продажі – роздруковуються під час оформлення продажів через сторінку "Продажі" (гарантійні талони, товарні чеки).
Етикетки, цінники — можна вибрати товари чи вироби на Складі, а потім надрукувати етикетки чи цінники, щоб наклеїти на них.
На цій же сторінці ви можете редагувати існуючі шаблони та створювати нові. Докладніше про створення шаблонів документів у цій статті.
Тепер вам не доведеться вводити інформацію про клієнтів, замовлення або товари вручну до друкованих документів.
Крок 7. Налаштуйте автоматичне сповіщення для клієнтів та співробітників.
За допомогою сповіщень ваші співробітники можуть оперативно отримувати інформацію про нові замовлення, звернення та завдання, а також про зміни в них. Для клієнтів можна налаштувати автоматичні повідомлення про готовність їх замовлення або попросити оцінити роботу вашого сервісу, а також надсилати їм нагадування про час їх запису. Докладніше про те, як працює система сповіщень у RemOnline за посиланням.
Крок 8. Додайте локації, каси, склади.
У RemOnline можна вести облік у кількох локаціях, переміщувати між ними замовлення та товари, робити звіти за всіма локаціями або за кожною окремо.
Додати локацію можна на сторінці "Налаштування > Локації". Натисніть кнопку "+ Додати локацію", заповніть поля, встановіть час роботи та доступ співробітників до цієї локації. Докладніше про налаштування локації за посиланням.
Важливо: після оплати передплати, потрібно попередньо додати локацію в тарифний план на сторінці “Налаштування > Передплата”.
Контроль руху коштів – невід'ємна частина будь-якого бізнесу. Для зручності в RemOnline є можливість створювати необхідну кількість кас, вказувати тип каси (готівкова або безготівкова), робити касу локальною (у межах створеної локації) або касою компанії (доступною з будь-якої локації).
Щоб додати нову касу, перейдіть на сторінку “Фінанси > Платежі” та натисніть кнопку “+ Додати касу”. Вкажіть назву, тип каси та настройте доступ співробітників до цієї каси. Натисніть кнопку "Зберегти".
Перш ніж додати товари та запчастини на замовлення чи продаж, необхідно наповнити склад цими товарами.
У RemOnline можна вести складський облік на кількох складах. Перейдіть на сторінку “Налаштування > Склади”. Натисніть кнопку “+ Склад товарів”, вкажіть назву та тип складу та налаштуйте доступ співробітників до складу. Натисніть кнопку "Зберегти".
Початкове налаштування завершено і тепер можна сміливо приступати до роботи та створення нового замовлення 👍