У деяких бізнесах обслуговування клієнта включає не просто продаж товарів чи виконання стандартної послуги, а повноцінний процес виробництва — коли з окремих матеріалів або комплектуючих створюється готовий продукт. Це може бути, наприклад, збірка комп’ютера, пошив одягу, виготовлення меблів або ремонт з використанням запчастин.

Такий процес має свою специфіку: матеріали списуються зі складу, а клієнт сплачує лише за кінцевий результат. Щоб цей виробничий ланцюжок був відображений у системі коректно, потрібно правильно налаштувати облік: створити виробничий набір, додати товари та послуги, і налаштувати друковані документи для клієнта.

У цій інструкції покроково покажемо кілька сценаріїв того, як автоматизувати облік такого бізнес-процесу в RemOnline.

Розглянемо простий варіант організації виробництва.

Такий варіант ідеально підходить для простого обліку виробництва без складних налаштувань і автоматизацій.

1. Створіть потрібні товари та послуги.

2. На сторінці Моя компанія > Набори створіть набір (наприклад, Пакет обслуговування ноутбука).

3. Додайте до набору потрібні товари та послуги. Можна використовувати роздрібні ціни, або задати спеціальні ціни — якщо потрібні індивідуальні розцінки саме для цього набору.

Після вибору цього набору в замовленні ціни на всі його позиції автоматично підставляться відповідно до тих, які ви вказали під час створення набору.

Якщо потрібно, увімкніть автосписання для категорії, в яку входить набір: так товари будуть автоматично списуватись зі складу при додаванні набору у замовлення.

Проте, це не обов’язково — ви можете списувати товари вручну на етапі виробництва, коли реально починається робота над замовленням.

1. Відкрийте потрібне замовлення.

2. Перейдіть на вкладку Товари та послуги.

3. Додайте створений набір.

🛠 Ви можете відредагувати кількість або ціну будь-якої позиції — сума та прибуток оновляться автоматично.

1. Перейдіть у Налаштування > Шаблони документів і створіть новий шаблон у групі документів “Замовлення та кошториси”.

2. Заповніть документ необхідними даними, та з групи змінних “Таблиці” використайте змінну {Goods Work Order Table} — ця таблиця відображає усі товари та послуги. Детальніше про змінні читайте у цій статті.

❗Важливо: якщо в шаблоні документа використано таблицю лише товарів або лише послуг, то буде видно лише ці позиції. Інші товари/послуги з набору не будуть відображені, а загальна сума виглядатиме неповною.

Якщо для товарів і послуг встановлені нестандартні бонуси за їх додавання до замовлення, система коректно розрахує бонуси для співробітників, адже ціни таких позицій у замовленні вказані правильно.

Цей варіант підійде, якщо ви хочете показувати клієнту лише кінцеву послугу та фінальну ціну — без деталізації товарів, що були використані під час виробництва.

Для початку, потрібно створити усі необхідні компоненти для роботи з такими замовленнями:

1. Перейдіть на сторінку Моя компанія > Послуги, та створіть послугу, яка відображатиме готовий продукт або кінцевий результат роботи. Наприклад: «Збірка комп’ютера».

Для цієї послуги вкажіть повну вартість за виконання роботи, включно з ціною усіх товарів, які будуть використані — тобто кінцеву ціну, яку сплачуватиме клієнт. Якщо необхідно, вкажіть собівартість для цієї послуги, не враховуючи собівартість товарів, яка буде вказана безпосередньо у товарах.

2. На сторінці Моя компанія > Товари, додайте до системи всі товари, з яких складається ваш готовий продукт.

При оприбуткуванні на склад вкажіть фактичну закупівельну ціну, тобто собівартість — вона автоматично враховуватиметься у звітах. А у самому замовленні ви будете використовувати нульову ціну для усіх товарів, адже їхня вартість вже включена у загальну вартість послуги. Це дозволяє правильно розрахувати прибуток у замовленні та звітності, а також бонуси для співробітників за замовлення.

Наступним кроком буде створення набору, який ми додаватимемо до замовлення: тобто послуга разом з усіма товарами, які використовуються у цій послузі.

На сторінці Моя компанія > Набори, створіть набір, до якого додайте потрібну послугу та всі необхідні товари.

Важливо: одразу встановлюйте нульову ціну для товарів під час їх додавання, щоб ця ціна автоматично підставлялася при додаванні набору в замовлення. Це заощадить час і позбавить потреби змінювати ціну вручну, особливо якщо у наборі багато позицій.

Тут так само можна увімкнути автосписання для категорії набору, якщо потрібно.

Щоб у документах для клієнта відображалась лише готова послуга з фінальною ціною (без переліку всіх використаних товарів), потрібно налаштувати шаблон:

Таким чином, у друкованому документі клієнт побачить одну позицію з фінальною ціною, навіть якщо фактично в замовленні буде багато товарів.

Створіть замовлення та додайте до нього потрібний набір.

На вкладці "Послуги та товари", під таблицею доданих позицій, ви побачите:

Також з замовлення ви можете видрукувати раніше створений шаблон. Для цього натисніть на символ принтера 🖨️, оберіть потрібний документ та натисніть Друк. Він покаже лише готову послугу з фінальною ціною, без додаткових позицій.

Після завершення роботи над замовленням, у звітах буде відображена собівартість товарів та послуг, що також дозволяє точно відобразити кінцеву суму замовлення та прибуток. Вартість товарів та послуг відображатиметься як нульова, оскільки для них у виробничих замовленнях встановлена нульова ціна, як, наприклад, у звіті "Прибуток від замовлень".

Що стосується розрахунку зарплати співробітників, то бонуси, які нараховуються залежно від прибутку або суми замовлення, будуть розраховані коректно. Однак, для нестандартних бонусів, які залежать від конкретних товарів чи послуг, ситуація інша.

Оскільки товари та послуги у таких замовленнях мають нульову ціну, нестандартні бонуси, що базуються на відсотку від їх вартості чи прибутку, не можуть бути правильно нараховані. Це відбувається через те, що собівартість товарів є, а ціна, і сума відсутня, що призводить до від'ємного прибутку для кожного товару або послуги, що включена в набір.

Таким чином, для правильного нарахування бонусів використовуються лише загальні правила, що стосуються суми замовлення або його прибутку, без врахування конкретних товарів чи послуг, або нестандартні бонуси за товари та послуги з фіксованою сумою.

Якщо ви працюєте за першим сценарієм, де всі товари й послуги додаються до замовлення з реальними цінами, ви можете вільно змінювати кількість або вартість будь-якої позиції. Система автоматично перерахує фінальну суму замовлення — вам не потрібно робити це вручну.

Якщо використовується другий сценарій (нульові ціни на товари), то щоб не піти в мінус після редагування кількості товарів, потрібно відредагувати кінцеву вартість послуги.

Для цього після коригування кількості товарів потрібно загальну собівартість усіх товарів та послуги у замовленні помножити на націнку - це буде нова вартість послуги.

Загальну собівартість можна дізнатись за формулою:

Щоб визначити, на скільки потрібно множити собівартість, поділіть відсоток націнки на 100 і додайте 1 — наприклад, при націнці 150% множимо на 2.5 (150 ÷ 100 + 1 = 1.5 + 1 = 2.5).

Наприклад:

У вас є замовлення на пошив сукні, і в наборі для такого замовлення додані наступні товари: нитки, тканина, ґудзики тощо. При додаванні набору до замовлення ви редагуєте кількість товару залежно від специфіки замовлення. Наприклад, якщо спочатку вказано 1 м тканини, ви змінюєте кількість на 5 м. Оскільки для тканини у наборі встановлена нульова ціна, зміниться лише її собівартість, а отже, зменшиться прибуток за замовленням. Те саме з іншими товарами.

Тепер потрібно скоригувати кінцеву вартість послуги.

Припустимо, загальна собівартість замовлення складає € 100. Оскільки націнка роздрібної ціни у вашій компанії становить 100%, необхідно помножити собівартість на два. Отже, 100 * 2 = 200.

Таким чином, кінцеву вартість послуги потрібно змінити на € 200.

У цій статті ми показали три зручні способи організації обліку виробничих процесів у RemOnline, щоб ви могли без зайвих зусиль контролювати витрати, прибуток і бонуси. Обирайте той варіант, який найкраще підходить саме для вашого бізнесу!