График, табель и учет времени: расписание сотрудника в RemOnline
В RemOnline вы можете настроить График работы сотрудников — это инструмент для планирования рабочих дней и часов. Его можно использовать для планирования рабочего времени и начисления зарплаты за день или часы работы. График работы можно настраивать на прошлое, настоящее или будущее, ведь это — запланированное время.
Но жизнь редко идет по плану: сотрудники могут начать или закончить работу раньше или позже, чем запланировано. Чтобы отображать реальную картину, используйте Табель — фактический график, на основе которого теперь рассчитывается оплата за реально отработанные часы. И поэтому Табель можно настраивать только на настоящее или прошлое, поскольку он отображает фактические часы работы.
Для еще более точного учета есть функция Учет рабочего времени, которая позволяет фиксировать начало и конец рабочего дня в реальном времени.
С помощью такого расписания сотрудников вы сможете:
видеть, сколько рабочих часов/дней было запланировано у сотрудника за неделю или месяц, и сколько сотрудник фактически отработал;
настроить расчет зарплаты работникам за отработанные часы или за рабочие дни;
установить оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск/больничный/выходной;
Когда и зачем это нужно
Функция учета рабочего времени пригодится, когда реальная ситуация отличается от запланированного графика. Например:
Механик работает почасово. Сотрудник приехал на час раньше запланированной смены и задержался еще на час из-за сложного ремонта. Благодаря учету рабочего времени его зарплата будет начислена точно за фактически отработанные часы.
Администратор контролирует время. Администратор увидела, что продавец не явился на смену, и откорректировала данные в табеле. Таким образом, зарплата за этот день начислена не будет.
Работа в выходной. В случае, когда сотрудник вышел в нерабочий день, учет позволяет зафиксировать это в Табеле, чтобы в дальнейшем компенсировать эту смену.
При этом, если ваша команда всегда четко следует графику — ничего менять не нужно. Вы и в дальнейшем можете использовать только График работы, и этого будет достаточно для планирования и начисления зарплаты. Однако, если часто случаются отклонения от запланированного — лучше использовать Табель и Учет рабочего времени. Это позволит не только отслеживать фактические часы, но и сравнивать их с запланированными, чтобы иметь полную и точную картину.
Как настроить отслеживание рабочего времени сотрудника
График/табель рабочего времени
Узнайте все о настройке и редактировании графика/табеля рабочего времени сотрудника в этой статье.
Учет рабочего времени
Перейдите в Настройки > Сотрудники и откройте нужный профиль на вкладке Общие. Здесь можно активировать учет рабочего времени, просто поставив галочку в чекбоксе «Включить учет рабочего времени».
Это простой инструмент, который позволяет сотруднику самостоятельно фиксировать свое фактическое рабочее время. При необходимости, зафиксированное время можно редактировать в Табеле благодаря включенному праву «Может редактировать табель работы».
Как пользоваться функцией учета рабочего времени
В веб-версии
После активации функции, в верхнем правом углу появится счетчик рабочего времени. Чтобы начать отсчет, нажмите кнопку старта («>») и выберите локацию, если вы можете работать в нескольких локациях.
Чтобы остановить отсчет — нажмите паузу.
В мобильном приложении
На главном экране мобильного приложения появится блок таймера рабочего времени. Чтобы начать отсчет, нужно нажать на кнопку старта («>») и выбрать локацию. Чтобы остановить отсчет — нажмите паузу.
Обратите внимание: учет рабочего времени в этом случае не связан с продолжительностью выполнения конкретных услуг или работ, а используется для фиксации присутствия сотрудника на рабочем месте в определенной локации.
Все зафиксированное время автоматически попадает в Табель.
Если в течение дня учет включался несколько раз — в табеле будет отображено несколько интервалов.
Если отсчет пересекает полночь, система автоматически останавливает его в 23:59 для предыдущего дня и продолжает с 00:00 в новом. Это делается для правильного расчета зарплаты за отработанные часы за день.
Если вы работаете в нескольких локациях, отсчет на предыдущей локации будет останавливаться, как только вы начнете отсчет на новой.
⭐️ Важно: график работы доступен всем тарифным планам. Использование Табеля и Учета рабочего времени доступно с тарифа Стартап.
Расчет зарплаты по расписанию
Если не используется ни График, ни Табель (включая Учет), зарплата за рабочие дни или часы не рассчитывается.
Если используется только График, Табель автоматически заполняется по данным Графика за отработанный день ежедневно в полночь, и на их основе будет рассчитываться зарплата.
Если используется только Учет, Табель заполняется фактическими данными, зафиксированными сотрудником через Учет рабочего времени.
Если используется и График, и Учет, приоритет имеют данные из Учета. Табель будет заполнен исключительно на основе этих данных, и именно они будут учитываться при расчете заработной платы.
Во всех случаях, кроме полного отсутствия Графика, Табеля и Учета, зарплата рассчитывается на основе Табеля. При необходимости его можно редактировать — для этого пользователь должен иметь право «Может редактировать табель работы».