Puede organizar el proceso de alquiler de activos a clientes en RemOnline. Este artículo describe el flujo de trabajo estándar.
Instalación previa
Paso 1. Cree y configure los almacenes de activos necesarios en la página Ajustes > Almacén.
Con la ayuda de diferentes almacenes de activos, puede gestionar la logística interna. Por ejemplo, puede disponer de los siguientes almacenes:
Listo para alquilar. Un activo/equipo de este almacén está en condiciones de funcionamiento y listo para alquilar o arrendar.
Después del alquiler. El activo/equipo acaba de ser alquilado y es necesario comprobar que funciona correctamente, limpiarlo, etc.
En espera de reparación. Este almacén puede ser útil si su empresa repara sus propios equipos.
Además, se crea automáticamente un almacén independiente para cada cliente y empleado que no se muestra en la lista general, pero que puede utilizarse para las transferencias.
Paso 2. Configure la transferencia automática de activos por estados en la página Ajustes > Estados > Órdenes.
Por ejemplo, al principio, el producto se encuentra en el almacén “Listo para alquilar” de la empresa. Cuando se actualiza al estado “Alquilar”, el activo se traslada al almacén del Cliente.
A continuación, cuando a la orden de trabajo se le asigna el estado “Listo”, el activo debe transferirse al almacén “Después del alquiler”.
Una vez comprobado el activo, se cierra la orden de trabajo y el activo se traslada al almacén «Listo para alquilar».
¡Listo! Ahora, al actualizar el estado de esta orden de trabajo, los gestores deben confirmar la transferencia o cambiar el almacén si es necesario.
Importante: para que esta función funcione correctamente, debe estar activado el derecho «Puede transferir activos» en los Ajustes del rol del empleado.
Paso 3. Suba los dispositivos/equipos que piensa alquilar a un almacén de activos.
Para ello, vaya a la página Almacén > Almacenes de activos y cree activos. Puede encontrar más información sobre cómo añadir nuevos activos en este artículo.
Al crear activos, preste atención a que su empresa se identifique como propietaria. En el campo del sistema Precio, puede especificar el precio de coste del activo.
Creación de una orden de trabajo para alquiler o arrendamiento
Haga clic en + Orden en la página Órdenes.
Seleccione el tipo de orden de trabajo «Alquiler».
Añada el activo que desea alquilar. Para ello, escriba el número de serie o el nombre del bien en el campo «Número de serie».
Especifique el cliente que alquila el bien.
Ajusta la duración del servicio de alquiler.
Importante: ¡Asegúrese de especificar un activo al principio, y luego la persona que lo alquila! Si selecciona primero un cliente, no podrá ver los activos pertenecientes a su empresa cuando seleccione un activo para alquilar (sólo se mostrarán los activos pertenecientes a ese cliente).
Introduzca información adicional (tenga en cuenta que puede personalizar el formulario de orden de trabajo y cambiar el orden de los campos, añadir otros nuevos o eliminar los innecesarios)
En el campo Fecha de vencimiento, puede introducir la fecha y hora de finalización del alquiler. Si su empleado no actualiza la orden de trabajo al estado «Listo» antes de esta fecha (es decir, el cliente no devuelve el bien a tiempo), la tabla mostrará el tiempo vencido.
Si es necesario, especifique el importe del Pago por adelantado (depósito) y los empleados responsables.
Seleccione el documento a imprimir y haga clic en Crear o Crear y abrir. Si el cliente realizó un pago por adelantado, deberá seleccionar una caja para registrar el pago.
¡Listo! La orden de trabajo se ha creado correctamente y se muestra en la tabla y en el Programador de órdenes de trabajo.
Tramitación y cierre de órdenes de trabajo para alquiler y arrendamiento
Abra la orden de trabajo creada y añada un servicio en cantidad necesaria en el campo Trabajo, servicio o producto.
Al cambiar el estado de las órdenes de trabajo, el activo se transferirá a los almacenes de activos ya configurados. Como resultado, siempre podrá ver qué activos están alquilados por qué clientes, cuáles se están comprobando después del alquiler y cuáles están listos para alquilar.
Lea más acerca de cómo cerrar una orden de trabajo y aceptar el pago del cliente, así como la forma de mantener un registro de los servicios que se cancelan en RemOnline, haciendo clic aquí.