En los negocios de hoy en día, la programación eficaz y el mantenimiento de registros de clientes son factores clave para el éxito. Para ayudarle en esta tarea, RemOnline dispone de una sencilla opción de calendario que le permitirá gestionar fácilmente su horario y planificar las horas de trabajo de sus empleados en función de la duración de los servicios que realicen.

Citas es una herramienta necesaria para las empresas que prestan servicios con cita previa. Le permite trabajar eficientemente con citas y evaluar objetivamente la carga de trabajo de los empleados y los recursos de localización.

Para trabajar con la sección Citas, debe marcar la casilla correspondiente para el acceso de los empleados en Ajustes > Empleados > Funciones.

Con la ayuda de Citas, puede:

1. Buscar un contratista libre en un momento conveniente para el cliente.

2. Buscar un tiempo libre con el maestro necesario para el cliente.

3. Control y distribución de la carga en los recursos de localización (puestos de trabajo).

Las Citas se muestran en forma de calendario y tienen intervalos en forma de: día con horas, semana o mes.

Los modos de visualización pueden agruparse:

Por empleado - en el modo calendario, se mostrará la programación de la carga de trabajo del empleado, así como sus días libres, de enfermedad o vacaciones.

Por recurso - se trata de una funcionalidad única que le permite programar sus órdenes no sólo por intérpretes, sino también por recursos disponibles .

En la página de Citas, puede cambiar de fecha haciendo clic en el calendario o utilizando las flechas de la esquina superior derecha.

En este modo, cada columna representa a un empleado o recurso distinto. Esto le permite ver rápidamente la ocupación de cada empleado o recurso en un día concreto.

Principales características:

Cronograma ordenado verticalmente, se adapta al formato 12h/24h (definido en los Ajustes de la empresa).

El calendario muestra sólo a los empleados que tienen acceso a la ubicación actual y que tienen activada la opción «Mostrar empleado en la lista de ejecutantes» en los ajustes de rol.

Si se selecciona el día actual, se muestra una línea roja para indicar la hora actual.

Las entradas se colocan en las franjas horarias correspondientes, lo que permite navegar rápidamente por el horario.

El modo semanal le permite ver el horario de un empleado o recurso durante siete días. Es conveniente para planificar el trabajo de un especialista para una semana por adelantado.

Principales características:

Cada columna representa un día de la semana (de lunes a domingo).

El formato de visualización de la semana tiene en cuenta los ajustes regionales.

Un empleado o recurso específico se selecciona mediante el filtro correspondiente en el panel superior.

Las entradas se colocan en función de la hora a la que están programadas.

Este modo ofrece una visión general de los eventos programados para todo el mes. Es útil para planificar el trabajo a largo plazo.

Principales características:

Se muestra la planificación de un empleado o recurso para todo el mes.

Todos los eventos se muestran como bloques en las fechas correspondientes del calendario.

Para ver información detallada sobre una entrada concreta, puede hacer clic en el evento para abrir su ficha.

El uso de un código de colores para los distintos tipos de eventos facilita la navegación por el calendario mensual.

Existen varios mecanismos para facilitar la navegación entre los modos de la agenda:

Botón de cambio Día/Semana/Mes - permite cambiar rápidamente el modo de visualización.

Navegación por fechas: al hacer clic en una fecha del panel superior, se abre un selector de calendario para seleccionar el periodo deseado.

Cambiar entre días y semanas:

En el modo Día, al hacer clic en la cabecera del empleado/recurso se cambia la vista al modo Semana para ese empleado o recurso.

En la vista Semana, haciendo clic en la cabecera del día se pasa a la vista Día para la fecha seleccionada.

Cada evento del calendario tiene los siguientes parámetros:

El color de un evento corresponde a su estado, lo que ayuda a distinguir visualmente entre tipos de registros.

Al hacer clic en un evento se abre la ventana de Citas, que contiene: Título, Estado del registro (puede cambiar rápidamente el estado en esta ventana), Información del cliente (se muestra información adicional al pasar el ratón por encima), Fecha y hora de inicio del registro, Fecha y hora de finalización del registro, Empleado responsable, Comentario al registro, Importe del pago.

En los modos Día y Semana, al pasar el ratón por encima de una hora libre en el calendario, aparece un tooltip que le permite crear una nueva entrada.

1. Para crear una entrada, haga clic en la celda deseada del calendario.

2. Al crear una entrada, debe especificar el cliente, añadir el servicio o servicios, seleccionar la fecha y la hora.

3. Determine la duración de la grabación si los servicios seleccionados no tienen duración.

4. Pulse el botón Crear. Tras guardar, la cita aparece en el calendario.

Para crear una órden de trabajo a partir de un registro, siga estos pasos:

1. Abra el registro y, en la esquina superior derecha, haga clic en el botón Acciones y seleccione Crear órden de trabajo.

2. A continuación, aparecerá la ventana de creación de órden de trabajo, donde deberá rellenar los datos restantes.

Los datos del cliente y del servicio de la cita se transferirán automáticamente a la órden de trabajo.

Después de rellenar la información, asegúrese de que todo es correcto y haga clic en Crear.

Una vez guardada, la órden de trabajo aparecerá en la tabla de órdenes.

Para crear una venta a partir de una cita, haga lo siguiente:

1. Abra el registro y en la esquina superior derecha, haga clic en el botón Acciones y seleccione Crear venta.

2. A continuación aparecerá la ventana para crear una venta, rellene los siguientes campos

Los datos del cliente y los servicios del registro se transferirán automáticamente a la venta.

3. Tras rellenar la información, asegúrese de que todo es correcto y pulse Vender.

Una vez guardada, la venta aparecerá en la tabla de ventas.

Para borrar una entrada de la agenda:

1. Abra la entrada que desea eliminar.

2. Pulse el botón eliminar y confirme la acción.

Esta guía le ayudará a utilizar eficazmente el calendario para realizar un seguimiento de los registros de clientes, facilitando la planificación y gestión de su horario de trabajo.